Système d'acquisition dynamique (SAD) : Achats flexibles avec accès continu

Qu'est-ce qu'un Système d'acquisition dynamique ?

Un Système d'acquisition dynamique (SAD) est un processus d'achat entièrement électronique pour des achats courants. Il se distingue des autres procédures par le fait qu'il reste ouvert aux nouveaux participants pendant toute sa durée de validité. Chaque entrepreneur répondant aux critères de sélection peut s'inscrire à tout moment et est ensuite admis au système.

Le SAD est régi par les articles 2.48 et 2.148 à 2.155 de la Loi sur les marchés publics 2012 (Aanbestedingswet 2012).

Quand utiliser un SAD ?

Un SAD est approprié pour :

• Achats courants : Produits ou services généralement disponibles sur le marché
• Besoins récurrents : Commandes revenant régulièrement de nature similaire
• Nombreux fournisseurs potentiels : Un marché avec de nombreux offreurs
• Marché dynamique : Où de nouveaux offreurs entrent sur le marché

Domaines d'application typiques :

• Mise à disposition de personnel (détachement, intérim)
• Matériel et logiciels informatiques
• Fournitures de bureau et mobilier
• Transport et logistique
• Matériaux de construction
• Matériel pédagogique dans l'enseignement
• Services de soins et de bien-être

Différence avec d'autres instruments

Comment fonctionne un SAD ?

Phase 1 : Mise en place du SAD

Étape 1 : Annonce

• Publication sur TenderNed et TED
• Description de la nature et de l'étendue des achats prévus
• Critères de sélection pour l'admission
• Classification par catégories (optionnelle mais recommandée)
• Durée prévue du SAD

Étape 2 : Admission

• Les entrepreneurs soumettent une demande d'admission avec un UEA
• Le pouvoir adjudicateur évalue si les critères de sélection sont remplis
• Évaluation dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la demande
• Les entrepreneurs admis deviennent participants au SAD
• Les entrepreneurs refusés peuvent soumettre une nouvelle demande

Phase 2 : Commandes ultérieures (mini-compétitions)

Pour chaque commande spécifique au sein du SAD :

Étape 1 : Le pouvoir adjudicateur détermine le besoin spécifique Étape 2 : Tous les participants admis dans la catégorie concernée sont invités Étape 3 : Les participants soumettent une offre (délai minimal de 10 jours) Étape 4 : Évaluation selon les critères d'attribution annoncés préalablement Étape 5 : Attribution à la meilleure offre

Phase 3 : Accès continu

Pendant toute la durée du SAD :

• De nouveaux entrepreneurs peuvent s'inscrire
• Évaluation des nouvelles demandes dans les 10 jours ouvrables
• Les entrepreneurs admis participent aux prochaines mini-compétitions
• Les participants existants peuvent mettre à jour leurs données

Classification par catégories

Un SAD peut être subdivisé en catégories. Cela présente des avantages :

Exemple : SAD pour le personnel informatique

• Catégorie 1 : Développement de logiciels
• Catégorie 2 : Infrastructure et gestion
• Catégorie 3 : Gestion de projet
• Catégorie 4 : Sécurité de l'information
• Catégorie 5 : Données et analytique

Des critères de sélection spécifiques peuvent s'appliquer à chaque catégorie. Lors d'une commande ultérieure, seuls les participants de la catégorie concernée sont invités.

Avantages du SAD

Pour les pouvoirs adjudicateurs

• Flexibilité : Accès permanent au marché actuel
• Pas d'exclusion : Les nouveaux offreurs ne sont pas exclus
• Concurrence maximale : Plus il y a de participants, plus la concurrence est forte
• Simplicité : Une fois mis en place, la procédure pour les commandes ultérieures est relativement simple
• Pas de date de fin : Pas de réattribution obligatoire après 4 ans (contrairement aux accords-cadres)

Pour les entrepreneurs

• Accessibilité : Admission possible à tout moment
• Adapté aux PME : Pas d'exclusion parce que l'on a manqué le coche lors de l'appel d'offres initial
• Égalité des chances : Les nouveaux entrants participent immédiatement
• Investissements limités : Présenter une offre uniquement lors des commandes pertinentes

Points d'attention

Charge administrative

• La gestion d'un SAD nécessite une attention continue
• Les demandes d'admission doivent être évaluées dans les 10 jours ouvrables
• Avec de nombreux participants, le processus d'évaluation peut être intensif

Seuils de procédure

• La valeur du SAD est déterminée par la valeur totale estimée de toutes les commandes ultérieures
• Si celle-ci est supérieure au seuil, les règles européennes s'appliquent
• Les commandes ultérieures au sein du SAD n'ont pas besoin d'être annoncées séparément sur TED

Achats non courants

• Un SAD n'est approprié que pour les achats courants
• Les solutions complexes et sur mesure ne conviennent pas à un SAD
• En cas de doute : choisissez un accord-cadre ou une procédure régulière

Conseils pratiques

Pour les pouvoirs adjudicateurs

1. Créez des catégories : Divisez le SAD en catégories logiques
2. Fixez des exigences proportionnées : Des exigences élevées limitent inutilement le nombre de participants
3. Investissez dans la gestion : Désignez un responsable pour le SAD
4. Communiquez activement : Informez le marché de l'existence de votre SAD
5. Évaluez périodiquement : Vérifiez si le SAD correspond toujours à vos besoins
6. Automatisez si possible : Utilisez un système d'e-procurement pour une gestion efficace

Pour les soumissionnaires

1. Inscrivez-vous : Cela demande peu d'effort et offre un accès aux commandes
2. Maintenez vos données à jour : Mettez à jour les certifications, les références et les coordonnées
3. Réagissez rapidement : Les délais lors des mini-compétitions sont souvent courts
4. Surveillez les nouvelles publications de SAD : Recherchez activement les systèmes SAD pertinents
5. Spécialisez-vous : Inscrivez-vous pour les catégories qui correspondent à votre expertise

Différence avec l'ancienne réglementation SAD

La réglementation SAD actuelle (depuis 2016) diffère sur des points importants de l'ancienne réglementation :

Conclusion

Le Système d'acquisition dynamique est un instrument puissant mais sous-utilisé dans la pratique des marchés publics néerlandais. Il combine les avantages d'un accord-cadre avec un accès continu au marché et une concurrence maximale. Particulièrement pour les achats courants et récurrents, le SAD offre une alternative efficace et adaptée aux PME par rapport aux procédures traditionnelles.