Gunningscriteria Opstellen: BPKV en EMVI

Wat zijn gunningscriteria?

Gunningscriteria zijn de maatstaven waarmee inschrijvingen worden beoordeeld en gerangschikt. Ze bepalen welke inschrijver de opdracht gegund krijgt. In Nederland worden drie gunningscriteria onderscheiden:

1. BPKV (Beste Prijs-Kwaliteitverhouding) - voorheen EMVI
2. Laagste prijs
3. Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit

BPKV: Beste Prijs-Kwaliteitverhouding

BPKV is het meest gebruikte gunningscriterium en is de standaard bij Europese aanbestedingen. Zowel prijs als kwaliteit worden gewogen beoordeeld.

Opbouw van BPKV

Een BPKV-model bestaat typisch uit:

Prijscomponent (30-60%)

• Inschrijfprijs exclusief btw
• Eventueel Total Cost of Ownership (TCO)
• Levenscycluskosten

Kwaliteitscomponenten (40-70%) Typische subgunningscriteria:

• Plan van aanpak (werkwijze, methode)
• Personeel en organisatie (CV's, beschikbaarheid)
• Duurzaamheid (CO2-reductie, circulair, MVI)
• Social return (SROI, arbeidsparticipatie)
• Innovatie (vernieuwende oplossingen)
• Risicomanagement
• Implementatieplan en planning

Beoordelingsmethodieken

Gunnen op waarde (meest gebruikt): De kwaliteitsscore wordt omgerekend naar een fictieve korting op de prijs. Voorbeeld: Een kwaliteitsscore van 8/10 levert EUR 50.000 fictieve korting op. De fictieve prijs = inschrijfprijs - korting.

Gewogen score: Prijs en kwaliteit krijgen een procentueel gewicht. De inschrijver met de hoogste totaalscore wint. Voorbeeld: Prijs 40%, Kwaliteit 60%. Score = (prijsscore x 0,4) + (kwaliteitsscore x 0,6)

Relatieve beoordeling: De beste inschrijving op een criterium krijgt de maximale score, andere inschrijvingen worden daartegenover gerelativeerd.

Beoordelingsschaal

Gebruik een consistente beoordelingsschaal, bijvoorbeeld:

Laagste prijs

Gunning op laagste prijs is toegestaan, maar moet worden gemotiveerd. Dit criterium is geschikt wanneer:

• Het een standaardproduct betreft (commodities)
• Kwaliteitsverschillen minimaal zijn
• Gedetailleerde technische specificaties de kwaliteit waarborgen
• De markt zeer competitief is

Veelgemaakte fouten bij gunningscriteria

1. Criteria niet SMART: Criteria moeten Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden zijn
2. Overlap tussen criteria: Voorkom dat hetzelfde aspect dubbel wordt beoordeeld
3. Minimale differentiatie: Criteria moeten onderscheidend zijn
4. Subjectieve beoordeling: Zorg voor objectieve beoordelingshandleiding
5. Prijs als knock-out: Prijs mag geen knock-outcriterium zijn bij BPKV
6. Te veel criteria: Houd het overzichtelijk (3-5 kwaliteitscriteria)

Praktische tips

• Stem gunningscriteria af op de doelen van de opdracht
• Test de beoordelingsmatrix vooraf met fictieve inschrijvingen
• Betrek vakinhoudelijke beoordelaars
• Leg de beoordelingsmethodiek vooraf vast en publiceer deze
• Train beoordelaars in consistente toepassing van de schaal