Niet-openbare Aanbesteding: Procedure met Voorselectie

Wat is een niet-openbare aanbesteding?

De niet-openbare procedure is een Europese aanbestedingsprocedure die uit twee fasen bestaat: een selectiefase en een gunningsfase. In de eerste fase melden geinteresseerde ondernemers zich aan (verzoek tot deelneming). De aanbestedende dienst selecteert vervolgens de meest geschikte kandidaten, die worden uitgenodigd om een inschrijving in te dienen.

Wanneer gebruiken?

De niet-openbare procedure is geschikt wanneer:

• De aanbestedende dienst het aantal inschrijvers wil beperken
• De opdracht complex is en beoordeling van veel inschrijvingen onpraktisch
• Specifieke expertise of ervaring vereist is
• De kosten van een inschrijving voor ondernemers hoog zijn

Verschil met openbare procedure

De selectiefase

Aankondiging

De aanbestedende dienst publiceert een aankondiging op TenderNed met:

• Beschrijving van de opdracht
• Uitsluitingsgronden
• Geschiktheidseisen
• Selectiecriteria en weging
• Minimum en maximum aantal uit te nodigen gegadigden

Verzoek tot deelneming

Geinteresseerde ondernemers dienen een verzoek tot deelneming in met:

• Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
• Bewijsstukken voor geschiktheidseisen (indien gevraagd)
• Informatie voor beoordeling op selectiecriteria

Minimale termijn: 30 dagen vanaf de aankondiging.

Selectie

De aanbestedende dienst beoordeelt de verzoeken:

1. Toetsing aan uitsluitingsgronden
2. Toetsing aan geschiktheidseisen (minimumvereisten)
3. Rangschikking op selectiecriteria
4. Selectie van het vooraf bepaalde aantal gegadigden (minimaal 5)

Selectiecriteria kunnen zijn:

• Relevante ervaring en referenties
• Technische bekwaamheid
• Deskundigheid van het team
• Financiele draagkracht

De gunningsfase

Uitnodiging

Geselecteerde gegadigden ontvangen een uitnodiging tot inschrijving met:

• Bestek en alle aanbestedingsdocumenten
• Gunningscriteria en weging
• Planning en sluitingsdatum

Minimale inschrijvingstermijn: 30 dagen (bij elektronische indiening: 25 dagen).

Beoordeling en gunning

Vergelijkbaar met de openbare procedure:

• Beoordeling op gunningscriteria
• Gunningsbeslissing met motivering
• Standstill-periode van 20 kalenderdagen

Tijdlijn

Tips

Voor aanbestedende diensten

• Formuleer objectieve, meetbare selectiecriteria
• Nodig minimaal 5 gegadigden uit
• Houd de selectiefase gescheiden van de gunningsfase
• Gebruik selectiecriteria die daadwerkelijk onderscheidend zijn

Voor inschrijvers

• Investeer in een sterk verzoek tot deelneming
• Benadruk relevante referenties en ervaring
• Zorg dat het UEA volledig en correct is ingevuld
• Maak onderscheid met concurrenten op selectiecriteria