Meervoudig Onderhandse Aanbesteding

Wat is een meervoudig onderhandse aanbesteding?

De meervoudig onderhandse procedure is een nationale aanbestedingsprocedure waarbij de aanbestedende dienst een beperkt aantal ondernemers uitnodigt om een offerte in te dienen. Anders dan bij Europese procedures is er geen publicatieplicht op TenderNed. De procedure wordt veel gebruikt voor opdrachten onder de Europese drempelbedragen.

Wanneer gebruiken?

De meervoudig onderhandse procedure is geschikt voor opdrachten met een geraamde waarde tussen (indicatief) EUR 30.000 en de Europese drempelbedragen. De precieze grenzen worden bepaald door het inkoopbeleid van de aanbestedende dienst.

Typische toepassingsgebieden:

• Kleine bouwprojecten en onderhoudswerkzaamheden
• ICT-opdrachten van beperkte omvang
• Advies- en onderzoeksopdrachten
• Leveringen van kantoorbenodigdheden en materialen

Processtappen

1. Voorbereiding

• Bepaal de scope en specificaties van de opdracht
• Stel een offerteaanvraag op met eisen en gunningscriteria
• Selecteer minimaal 3 (bij voorkeur 5) ondernemers om uit te nodigen

2. Selectie van uit te nodigen partijen

De selectie moet objectief en transparant verlopen:

• Gebruik een longlist van bekende en nieuwe leveranciers
• Roteer regelmatig om nieuwe partijen een kans te geven
• Documenteer de selectie en de motivering
• Vermijd altijd dezelfde partijen uit te nodigen

3. Uitnodiging

Alle uitgenodigde partijen ontvangen:

• Offerteaanvraag met beschrijving van de opdracht
• Programma van eisen
• Gunningscriteria en weging
• Conceptovereenkomst
• Planning en sluitingsdatum

4. Vragenronde

• Bied een mogelijkheid voor vragen
• Beantwoord vragen aan alle uitgenodigde partijen (geanonimiseerd)
• Geef voldoende tijd voor het opstellen van de offerte

5. Beoordeling

• Beoordeel offertes op basis van de bekendgemaakte criteria
• Leg de beoordeling vast in een beoordelingsrapport
• Gebruik een beoordelingscommissie van minimaal 2 personen

6. Gunning

• Informeer alle partijen over de gunningsbeslissing
• Motiveer de keuze (met name bij afwijzing)
• Er geldt geen wettelijke standstill-periode, maar het is best practice om 7-15 dagen te wachten

Belangrijke regels

Hoewel de meervoudig onderhandse procedure minder formeel is dan Europese procedures, gelden de beginselen van de Aanbestedingswet onverkort:

• Gelijke behandeling: Alle partijen ontvangen dezelfde informatie
• Transparantie: Criteria en proces zijn vooraf duidelijk
• Proportionaliteit: Eisen zijn in verhouding tot de opdracht
• Non-discriminatie: Geen uitsluiting op basis van vestigingsplaats

Veelgestelde vragen

Hoeveel partijen moet ik minimaal uitnodigen? De wet schrijft geen minimum voor, maar de Gids Proportionaliteit adviseert minimaal 3 partijen. Veel inkoopbeleidsregels schrijven 3 tot 5 partijen voor.

Moet ik publiceren op TenderNed? Nee, publicatie is niet verplicht bij een meervoudig onderhandse procedure. Vrijwillige publicatie is wel mogelijk en bevordert transparantie.

Mag ik onderhandelen over de offerte? Ja, bij een onderhandse procedure is onderhandeling in principe mogelijk, mits dit vooraf is aangekondigd en alle partijen gelijke kansen krijgen.