Nicht-öffentliche Ausschreibung: Verfahren mit Vorselektion

Was ist eine nicht-öffentliche Ausschreibung?

Das nicht-öffentliche Verfahren ist ein EU-weites Vergabeverfahren, das aus zwei Phasen besteht: einer Selektionsphase und einer Zuschlagsphase. In der ersten Phase melden sich interessierte Unternehmen an (Teilnahmeersuchen). Der öffentliche Auftraggeber wählt anschließend die am besten geeigneten Kandidaten aus, die dann zur Abgabe eines Angebots eingeladen werden.

Wann verwenden?

Das nicht-öffentliche Verfahren eignet sich, wenn:

• Der öffentliche Auftraggeber die Anzahl der Bieter begrenzen möchte
• Der Auftrag komplex ist und die Bewertung vieler Angebote unpraktisch wäre
• Spezifische Expertise oder Erfahrung erforderlich ist
• Die Kosten für ein Angebot für die Unternehmen hoch sind

Unterschied zum öffentlichen Verfahren

Die Selektionsphase

Bekanntmachung

Der öffentliche Auftraggeber veröffentlicht eine Bekanntmachung auf TenderNed mit:

• Beschreibung des Auftrags
• Ausschlussgründe
• Eignungskriterien
• Auswahlkriterien und Gewichtung
• Minimum und Maximum der einzuladenden Kandidaten

Teilnahmeersuchen

Interessierte Unternehmen reichen ein Teilnahmeersuchen ein mit:

• Einheitlichem Europäischem Vergabedokument (UEA)
• Nachweisen für Eignungskriterien (falls gefordert)
• Informationen zur Bewertung nach Auswahlkriterien

Minimale Frist: 30 Tage ab der Bekanntmachung.

Selektion

Der öffentliche Auftraggeber bewertet die Ersuchen:

1. Prüfung der Ausschlussgründe
2. Prüfung der Eignungskriterien (Mindestanforderungen)
3. Rangfolge nach Auswahlkriterien
4. Auswahl der vorab festgelegten Anzahl an Kandidaten (mindestens 5)

Auswahlkriterien können sein:

• Relevante Erfahrung und Referenzen
• Technische Kompetenz
• Fachkunde des Teams
• Finanzielle Leistungsfähigkeit

Die Zuschlagsphase

Einladung

Ausgewählte Kandidaten erhalten eine Einladung zur Angebotsabgabe mit:

• Leistungsverzeichnis und allen Vergabeunterlagen
• Zuschlagskriterien und Gewichtung
• Zeitplan und Einsendeschluss

Minimale Angebotsfrist: 30 Tage (bei elektronischer Einreichung: 25 Tage).

Bewertung und Zuschlag

Vergleichbar mit dem öffentlichen Verfahren:

• Bewertung nach Zuschlagskriterien
• Zuschlagsentscheidung mit Begründung
• Standstill-Periode von 20 Kalendertagen

Zeitplan

Tipps

Für öffentliche Auftraggeber

• Formulieren Sie objektive, messbare Auswahlkriterien
• Laden Sie mindestens 5 Kandidaten ein
• Halten Sie die Selektionsphase von der Zuschlagsphase getrennt
• Verwenden Sie Auswahlkriterien, die tatsächlich differenzieren

Für Bieter

• Investieren Sie in ein starkes Teilnahmeersuchen
• Betonen Sie relevante Referenzen und Erfahrungen
• Stellen Sie sicher, dass das UEA vollständig und korrekt ausgefüllt ist
• Differenzieren Sie sich von der Konkurrenz anhand der Auswahlkriterien