Einseitige Verhandlungsvergabe (1-zu-1-Zuschlag)

Was ist eine einseitige Verhandlungsvergabe?

Das einseitige Verhandlungsverfahren, auch als 1-zu-1-Vergabe oder Verhandlungsvergabe bezeichnet, ist die einfachste Form der Vergabe. Der öffentliche Auftraggeber kontaktiert direkt einen Unternehmer für ein Angebot und kann den Auftrag ohne Wettbewerb zuschlagen. Es werden keine anderen Parteien eingeladen.

Wann zulässig?

Das einseitige Verhandlungsverfahren ist für Aufträge mit einem relativ geringen Wert zulässig. Die genauen Grenzen sind im Beschaffungsrecht des öffentlichen Auftraggebers festgelegt, aber gängige Richtwerte sind:

Bei der Bundesregierung gelten oft strengere Grenzen als bei Kommunen.

Regeln und Beachtungspunkte

Obwohl kein formelles Verfahren erforderlich ist, gelten grundlegende Regeln:

1. Begründung: Halten Sie fest, warum dieser Lieferant ausgewählt wurde
2. Marktkonformität: Der Preis muss marktüblich sein
3. Integrität: Vermeiden Sie Interessenkonflikte
4. Effizienz: Der Auftrag muss effizient ausgeführt werden
5. Beschaffungsrichtlinie: Befolgen Sie die interne Beschaffungsrichtlinie der Organisation

Wann NICHT verwenden?

Das einseitige Verhandlungsverfahren ist nicht geeignet, wenn:

• Der Auftragswert über der Grenze der Beschaffungsrichtlinie liegt
• Ausreichender Wettbewerb auf dem Markt besteht und Wettbewerb wünschenswert ist
• Der Auftrag Teil eines größeren Ganzen ist (Anti-Splitting-Regel)
• Frühere Erfahrungen mit dem Lieferanten negativ waren

Best Practices

• Fordern Sie auch bei kleinen Aufträgen ein schriftliches Angebot an
• Vergleichen Sie Preise mit dem Marktdurchschnitt
• Dokumentieren Sie die Entscheidung für die 1-zu-1-Vergabe
• Evaluieren Sie im Nachhinein, ob der Auftrag zufriedenstellend ausgeführt wurde
• Wechseln Sie bei wiederkehrenden Aufträgen regelmäßig den Lieferanten