Dynamisches Beschaffungssystem (DAS): Flexibles Inkaufen mit kontinuierlichem Markteintritt

Was ist ein Dynamisches Beschaffungssystem?

Ein Dynamisches Beschaffungssystem (DAS) ist ein vollständig elektronischer Beschaffungsprozess für gängige Einkäufe. Es unterscheidet sich von anderen Verfahren dadurch, dass es während der gesamten Laufzeit für neue Teilnehmer offen steht. Jeder Unternehmer, der die Eignungskriterien erfüllt, kann sich jederzeit anmelden und wird anschließend in das System zugelassen.

Das DAS ist in den Artikeln 2.48 und 2.148 bis einschließlich 2.155 des Aanbestedingswet 2012 geregelt.

Wann ein DAS verwenden?

Ein DAS ist geeignet für:

• Gängige Einkäufe: Produkte oder Dienstleistungen, die im Allgemeinen auf dem Markt verfügbar sind
• Wiederkehrende Bedarfe: Regelmäßig wiederkehrende Aufträge ähnlicher Art
• Viele potenzielle Lieferanten: Ein Markt mit vielen Anbietern
• Dynamischer Markt: Wo neue Anbieter eintreten

Typische Anwendungsbereiche:

• Personalverleih (Entsendung, Zeitarbeit)
• IT-Hardware und -Software
• Bürobedarf und Möbel
• Transport und Logistik
• Baumaterialien
• Lehrmittel im Bildungswesen
• Gesundheits- und Sozialdienstleistungen

Unterschied zu anderen Instrumenten

Wie funktioniert ein DAS?

Phase 1: Einrichtung des DAS

Schritt 1: Bekanntmachung

• Veröffentlichung auf TenderNed und TED
• Beschreibung der Art und des Umfangs der geplanten Einkäufe
• Eignungskriterien für die Zulassung
• Kategorisierung (optional, aber empfohlen)
• Erwartete Laufzeit des DAS

Schritt 2: Zulassung

• Unternehmer reichen einen Antrag auf Zulassung mit UEA ein
• Der öffentliche Auftraggeber prüft, ob die Eignungskriterien erfüllt sind
• Bewertung innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Erhalt des Antrags
• Zugelassene Unternehmer werden Teilnehmer am DAS
• Abgelehnte Unternehmer können erneut einen Antrag stellen

Phase 2: Folgeaufträge (Mini-Wettbewerbe)

Für jeden spezifischen Auftrag innerhalb des DAS:

Schritt 1: Der öffentliche Auftraggeber stellt den spezifischen Bedarf fest Schritt 2: Alle zugelassenen Teilnehmer der relevanten Kategorie werden eingeladen Schritt 3: Teilnehmer reichen ein Angebot ein (Mindestfrist von 10 Tagen) Schritt 4: Bewertung nach vorab bekannt gegebenen Zuschlagskriterien Schritt 5: Zuschlag an das beste Angebot

Phase 3: Kontinuierlicher Markteintritt

Während der gesamten Laufzeit des DAS:

• Neue Unternehmer können sich anmelden
• Bewertung neuer Anträge innerhalb von 10 Arbeitstagen
• Zugelassene Unternehmer nehmen an folgenden Mini-Wettbewerben teil
• Bestehende Teilnehmer können ihre Daten aktualisieren

Kategorisierung

Ein DAS kann in Kategorien unterteilt werden. Dies bietet Vorteile:

Beispiel: DAS für IT-Personal

• Kategorie 1: Softwareentwicklung
• Kategorie 2: Infrastruktur und Verwaltung
• Kategorie 3: Projektmanagement
• Kategorie 4: Informationssicherheit
• Kategorie 5: Daten und Analytics

Pro Kategorie können spezifische Eignungskriterien gelten. Bei einem Folgeauftrag werden nur Teilnehmer der relevanten Kategorie eingeladen.

Vorteile des DAS

Für öffentliche Auftraggeber

• Flexibilität: Ständiger Zugang zum aktuellen Markt
• Kein Ausschluss: Neue Anbieter werden nicht ausgeschlossen
• Maximale Konkurrenz: Je mehr Teilnehmer, desto mehr Wettbewerb
• Einfachheit: Nach der Einrichtung ist das Verfahren für Folgeaufträge relativ einfach
• Kein Enddatum: Keine verpflichtende Neuausschreibung nach 4 Jahren (wie bei Rahmenvereinbarungen)

Für Unternehmer

• Niedrige Barrieren: Zulassung jederzeit möglich
• KMU-freundlich: Kein Ausschluss, weil man bei der ursprünglichen Ausschreibung nicht teilgenommen hat
• Chancengleichheit: Neue Marktteilnehmer können direkt teilnehmen
• Begrenzte Investitionen: Angebote werden nur bei relevanten Aufträgen abgegeben

Beachtungspunkte

Administrativer Aufwand

• Die Verwaltung eines DAS erfordert kontinuierliche Aufmerksamkeit
• Anträge auf Zulassung müssen innerhalb von 10 Arbeitstagen bewertet werden
• Bei vielen Teilnehmern kann der Bewertungsprozess intensiv sein

Schwellenwerte

• Der Wert des DAS wird durch den geschätzten Gesamtwert aller Folgeaufträge bestimmt
• Liegt dieser über dem Schwellenwert, gelten die EU-Regeln
• Folgeaufträge innerhalb des DAS müssen nicht separat auf TED angemeldet werden

Nicht-gängige Einkäufe

• Ein DAS ist nur für gängige Einkäufe geeignet
• Komplexe, maßgeschneiderte Lösungen sind nicht für ein DAS geeignet
• Im Zweifelsfall: Wählen Sie eine Rahmenvereinbarung oder ein reguläres Verfahren

Praktische Tipps

Für öffentliche Auftraggeber

1. Kategorien bilden: Unterteilen Sie das DAS in logische Kategorien
2. Proportionale Anforderungen festlegen: Hohe Anforderungen schränken die Anzahl der Teilnehmer unnötig ein
3. In Verwaltung investieren: Benennen Sie einen Verantwortlichen für das DAS

Für Bieter

1. Anmelden: Es ist mit geringem Aufwand verbunden und bietet Zugang zu Aufträgen
2. Daten aktuell halten: Aktualisieren Sie Zertifizierungen, Referenzen und Kontaktdaten
3. Schnell reagieren: Fristen bei Mini-Wettbewerben sind oft kurz
4. Neue DAS-Bekanntmachungen überwachen: Suchen Sie aktiv nach relevanten DAS-Systemen
5. Spezialisieren: Melden Sie sich für die Kategorien an, die Ihrer Expertise entsprechen

Unterschied zur alten DAS-Regelung

Die aktuelle DAS-Regelung (seit 2016) unterscheidet sich in wichtigen Punkten von der alten Regelung:

Fazit

Das Dynamische Beschaffungssystem ist ein leistungsstarkes, aber oft unterschätztes Instrument in der niederländischen Ausschreibungspraxis. Es kombiniert die Vorteile einer Rahmenvereinbarung mit kontinuierlichem Marktzugang und maximalem Wettbewerb. Besonders für gängige, wiederkehrende Einkäufe bietet das DAS eine effiziente und KMU-freundliche Alternative zu traditionellen Verfahren.