Aanbesteding in het Engels: terminologie en NL-EN begrippenlijst

Een aanbesteding heet in het Engels een tender of een call for tenders; het bredere vakgebied wordt public procurement genoemd. Wie internationaal werkt, Engelstalige aanbestedingsdocumenten leest of een opdracht in een andere EU-lidstaat overweegt, heeft een betrouwbare vertaling van de kernbegrippen nodig. Deze pagina geeft een compacte NL-EN begrippenlijst van aanbestedingstermen in het Engels, legt uit hoe de procedurenamen heten en behandelt wanneer u bij een Nederlandse aanbesteding in het Engels mag inschrijven.

Aanbesteding in het Engels: tender, public procurement of call for tenders

In het Engels bestaan meerdere termen die in het Nederlands allemaal onder "aanbesteding" vallen. Het verschil zit in het abstractieniveau.

• Public procurement: het hele stelsel van overheidsinkoop, vergelijkbaar met "aanbesteden" als vakgebied. Dit is de term die de Europese richtlijnen (2014/24/EU) en de Engelstalige TenderNed-documentatie hanteren.
• Tender: zowel de concrete aanbesteding (de opdracht in de markt) als de inschrijving die een onderneming indient. De context bepaalt de betekenis; in twijfelgevallen verduidelijkt u met tender procedure of bid.
• Call for tenders: de formele uitnodiging om in te schrijven, vergelijkbaar met de "aankondiging van een opdracht". In EU-context heet de gepubliceerde aankondiging een contract notice.
• Procurement procedure of tender procedure: de procedure zelf, dus de gestructureerde route van publicatie tot gunning.

Voor de meeste praktijksituaties is tender het natuurlijke woord: "to submit a tender" betekent inschrijven, "to win a tender" betekent gegund krijgen.

NL-EN begrippenlijst van kerntermen

De onderstaande aanbestedingstermen in het Engels volgen de terminologie van de EU-richtlijnen en het officiële EU-vocabulaire. Gebruik deze lijst als naslag bij het lezen van Engelstalige documenten of het opstellen van een internationale inschrijving.

De Engelse termen volgen het officiële EU-vocabulaire uit Richtlijn 2014/24/EU en de TED-documentatie (Tenders Electronic Daily); de Nederlandse begrippen sluiten aan op de Aanbestedingswet 2012.

Let bij twee begrippen op een veelgemaakte fout. De afkorting UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) heet in het Engels niet "UEA" maar ESPD (European Single Procurement Document). En "tender" betekent afhankelijk van de context zowel de aanbesteding als de inschrijving; lees dus altijd of er een contracting authority of een tenderer aan het woord is.

Procedurenamen in het Engels

De Nederlandse procedurenamen hebben vaste Engelse equivalenten in de EU-richtlijnen. De onderstaande tabel koppelt de bekendste procedures.

Procedurenamen volgen de terminologie van de EU-aanbestedingsrichtlijnen 2014/24/EU; "onderhandse aanbesteding" kent geen exact EU-equivalent omdat dit een nationale, onderdrempelige procedure is.

In de praktijk komt op de Nederlandse aanbestedingsmarkt de openbare procedure veruit het meest voor, gevolgd door de niet-openbare procedure. Deze twee standaardprocedures vormen ook bij grensoverschrijdende, Europese opdrachten de meest gebruikte routes, en juist daar komt u Engelstalige stukken het vaakst tegen.

Taaleisen bij Nederlandse aanbestedingen en wanneer Engels mag

De voertaal van een Nederlandse aanbesteding is in beginsel Nederlands. De aanbestedende dienst bepaalt de taal in de aanbestedingsleidraad, en in de meeste gevallen moet de inschrijving in het Nederlands worden ingediend. Buitenlandse ondernemingen die overwegen in te schrijven, moeten dit altijd vooraf controleren.

Toch is Engels in een aantal situaties toegestaan of zelfs gangbaar.

• Wanneer de leidraad het toestaat: de aanbestedende dienst kan expliciet bepalen dat (delen van) de inschrijving in het Engels mogen, bijvoorbeeld bij internationale of technisch hoogwaardige opdrachten.
• Technische bijlagen en certificaten: productdocumentatie, normbladen en internationale certificaten worden vaak in het Engels geaccepteerd, ook als de hoofdtekst Nederlands moet zijn.
• Bewijsstukken uit het buitenland: verklaringen, uittreksels en referenties uit een ander land mogen doorgaans in de oorspronkelijke taal worden aangeleverd, soms met een (beëdigde) vertaling.
• Europese aanbestedingen: de aankondiging wordt op TED (Tenders Electronic Daily) in alle EU-talen ontsloten, maar de inschrijving zelf volgt de taal die de aanbestedende dienst voorschrijft.

Lees in de aanbestedingsleidraad altijd de bepaling over de voertaal en over de taal van bewijsstukken voordat u begint met inschrijven. Een inschrijving in de verkeerde taal kan terzijde worden gelegd.

Houd er rekening mee dat het voorschrijven van uitsluitend Nederlands proportioneel moet zijn. De Gids Proportionaliteit en de beginselen van de Aanbestedingswet 2012 vragen aanbestedende diensten om onnodige drempels voor buitenlandse partijen te vermijden, zeker bij Europese opdrachten boven het drempelbedrag.

Praktische tips

Voor inschrijvers

• Stel een eigen vertaalsleutel op van de kernbegrippen in uw vakgebied, inclusief CPV-codes, zodat u Engelstalige en Nederlandstalige stukken consistent leest.
• Controleer per aanbesteding de voertaal en de taal van bewijsstukken voordat u tijd investeert in de inschrijving.
• Vraag bij twijfel via de nota van inlichtingen (clarifications) of een Engelstalige bijlage is toegestaan; dit voorkomt afwijzing op vormfouten.
• Gebruik de officiële ESPD-terminologie in plaats van letterlijke vertalingen van "UEA"; beoordelaars herkennen de standaardtermen sneller.

Voor aanbestedende diensten

• Geef in de leidraad ondubbelzinnig aan welke taal voor de inschrijving en welke taal voor bijlagen geldt.
• Sta Engelstalige technische documentatie toe waar dat redelijk is, om de markt niet onnodig te beperken.
• Toets een taaleis op proportionaliteit, vooral bij Europese opdrachten waar grensoverschrijdende inschrijvingen verwacht mogen worden.

Conclusie

Een aanbesteding heet in het Engels een tender of een call for tenders, en het vakgebied public procurement. Wie de kernbegrippen kent (gunning is award, inschrijving is tender of bid, perceel is lot, raamovereenkomst is framework agreement en het UEA is het ESPD) leest Engelstalige en Nederlandse stukken zonder misverstanden. De voertaal is in Nederland in beginsel Nederlands, maar Engels is vaak toegestaan voor bijlagen of als de leidraad het bepaalt; controleer dit altijd vooraf. TenderView.ai helpt u relevante aanbestedingen te vinden en stelt u in staat om gerichte vragen te stellen over aanbestedingsdocumenten, ook wanneer die deels Engelstalig zijn.