Referenzen und Eignungskriterien: Wie erfüllen Sie diese?

Einleitung

Eignungskriterien bilden die erste Hürde, die Sie als Bieter bei einer Ausschreibung nehmen müssen. Wenn Sie die Eignungskriterien nicht erfüllen, wird Ihr Angebot zur Seite gelegt, ungeachtet dessen, wie gut Ihr inhaltliches Angebot oder Ihr Preis ist. Es ist daher essenziell zu verstehen, welche Anforderungen gestellt werden, wie Sie diese erfüllen können und welche Möglichkeiten Sie haben, wenn Sie eine Anforderung knapp verfehlen.

Arten von Eignungskriterien

1. Ausschlussgründe

Ausschlussgründe sind Gründe, aus denen Sie von der Teilnahme ausgeschlossen werden können:

Verpflichtende Ausschlussgründe (Artikel 2.86 Aanbestedingswet):

• Teilnahme an einer kriminellen Vereinigung
• Bestechung
• Betrug
• Terrorismusfinanzierung
• Geldwäsche
• Kinderarbeit und Menschenhandel

Fakultative Ausschlussgründe (Artikel 2.87 Aanbestedingswet):

• Insolvenz oder vorläufige Zahlungsunfähigkeit
• Schwerwiegender beruflicher Fehler
• Nichtzahlung von Steuern oder Sozialabgaben
• Falsche Erklärungen bei Ausschreibungen
• Schwerwiegende Mängel bei früheren öffentlichen Aufträgen
• Unrechtmäßige Beeinflussung des Vergabeverfahrens
• Interessenkonflikte

Selbstreinigung (self-cleaning): Wenn ein Ausschlussgrund zutrifft, können Sie nachweisen, dass Sie ausreichende Maßnahmen ergriffen haben, um Ihre Zuverlässigkeit wiederherzustellen.

2. Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

Anforderungen an Ihre finanzielle Position:

Tipps:

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Jahresabschlüsse aktuell und hinterlegt sind
• Prüfen Sie rechtzeitig, ob Sie die finanziellen Anforderungen erfüllen
• Erwägen Sie den Verweis auf Dritte, wenn Sie die Anforderungen knapp verfehlen

3. Technische Kompetenz und Berufsqualifikationen

Anforderungen an Ihre technische Kapazität:

Referenzen:

• In der Regel 2-3 vergleichbare Aufträge
• Maximale Größe pro Referenz: 60% des Auftragswerts
• Zeitraum: letzte 3 Jahre (Dienstleistungen/Lieferungen) oder 5 Jahre (Bauleistungen)
• Müssen in Art und Komplexität vergleichbar sein

Zertifizierungen:

• ISO 9001 (Qualitätsmanagementsystem)
• ISO 14001 (Umweltmanagementsystem)
• VCA (Sicherheit bei der Arbeit)
• Branchenspezifische Zertifizierungen
• Gleichwertige Alternativen müssen akzeptiert werden

Personalanforderungen:

• Anzahl der verfügbaren Mitarbeiter
• Spezifische Diplome oder Berufsqualifikationen
• Erfahrung von Schlüsselpersonen (CV-Anforderungen)

Referenzen: Der Kern der technischen Eignung

Was ist eine gute Referenz?

Eine gute Referenz überzeugt den öffentlichen Auftraggeber von Ihren Fähigkeiten:

Inhaltlich:

• Vergleichbar mit dem ausgeschriebenen Auftrag in der Art
• Vergleichbare Komplexität und Größe
• Erfolgreich abgeschlossen oder in Ausführung
• Aktuelles Datum (innerhalb des geforderten Zeitraums)

Beschreibung:

• Name des Auftraggebers
• Beschreibung des Auftrags und Ihrer Rolle
• Auftragswert (relevanter Teil)
• Ausführungszeitraum
• Ansprechpartner zur Verifizierung

Strategischer Umgang mit Referenzen

Referenzmanagement:

• Führen Sie eine aktuelle Übersicht über alle abgeschlossenen und laufenden Aufträge
• Bitten Sie den Auftraggeber nach Abschluss um eine Zufriedenheitsbescheinigung
• Beschreiben Sie Referenzen in einem Standardformat, das Sie anpassen können
• Aktualisieren Sie Referenzen regelmäßig (veraltete entfernen, neue hinzufügen)

Auswahl von Referenzen:

• Wählen Sie Referenzen aus, die am besten zum spezifischen Auftrag passen
• Achten Sie sowohl auf inhaltliche Vergleichbarkeit als auch auf den Umfang
• Sorgen Sie für Vielfalt (verschiedene Auftraggeber, Branchen)
• Vermeiden Sie Referenzen mit bekannten Problemen

Referenzen bei Bietergemeinschaften

Bei einer Gebietergemeinschaft:

• Referenzen aller Mitglieder der Gemeinschaft dürfen angeführt werden
• Die Referenz muss dem Mitglied der Gemeinschaft gehören, das den jeweiligen Teil ausführt
• Der öffentliche Auftraggeber bewertet die Referenzen gemeinsam
• Bei Verweis auf Dritte: Der Dritte muss die entsprechenden Arbeiten tatsächlich ausführen

Erfüllung der Eignungskriterien: Tipps und Möglichkeiten

Wenn Sie die Anforderungen knapp verfehlen

1. Verweis auf Dritte (Artikel 2.92 Aanbestedingswet)

   • Sie dürfen die Kapazitäten anderer Unternehmen einsetzen
   • Bei finanziellen Anforderungen: Der Dritte muss gesamtschuldnerisch haftbar sein
   • Bei technischen Anforderungen: Der Dritte muss den relevanten Teil tatsächlich ausführen
   • Halten Sie die Zusammenarbeit in einer Vereinbarung fest

2. Bietergemeinschaft (Kombination)

   • Reichen Sie gemeinsam mit einem komplementären Partner ein
   • Die Eignungskriterien werden gemeinsam bewertet
   • Alle Mitglieder der Gemeinschaft füllen ein eigenes UEA aus

3. Fragen über die Fragenliste (Nota van Inlichtingen)

   • Antrag auf Senkung unverhältnismäßiger Anforderungen
   • Verweis auf den Leitfaden zur Verhältnismäßigkeit (Gids Proportionaliteit)
   • Stellen Sie Fragen neutral, nicht ausgehend von Ihrer eigenen Situation

Das UEA korrekt ausfüllen

Das Einheitliche Europäische Ausschreibungsdokument (UEA) ist Ihre eigene Erklärung, dass Sie die Anforderungen erfüllen:

Teil I: Identifikationsdaten Teil II: Informationen über den Bieter Teil III: Ausschlussgründe Teil IV: Eignungskriterien Teil V: Beschränkung der Anzahl qualifizierter Bewerber Teel VI: Abschließende Erklärungen

Häufige Fehler beim UEA:

• Nicht alle Felder ausgefüllt
• Nicht von einer bevollmächtigten Person unterzeichnet
• Bei Bietergemeinschaften: Nicht pro Mitglied ein UEA eingereicht
• Verwendung einer veralteten Version
• Teil IV bei den Eignungskriterien nicht vollständig ausgefüllt

Nachweise

Wann müssen sie vorgelegt werden?

Bei EU-weiten Vergaben gelten die Nachweise in zwei Phasen:

1. Bei der Angebotsabgabe: Nur das UEA als eigene Erklärung
2. Nach der vorläufigen Zuschlagserteilung: Vorlage der Belege innerhalb einer gesetzten Frist

Der öffentliche Auftraggeber kann während des Verfahrens jederzeit um Nachweise bitten.

Welche Belege?

Verhaltensbescheinigung (GVA - Gedragsverklaring Aanbesteden)

Die GVA ist der wichtigste Nachweis für Ausschlussgründe:

• Zu beantragen bei Justis (Dienst Justis des Ministerie van JenV)
• Gültig für 2 Jahre
• Prüft auf strafrechtliche Ausschlussgründe
• Die Beantragung kostet ca. 75 EUR und dauert 4-8 Wochen

Tipp: Beantragen Sie die GVA frühzeitig, damit Sie sie bei Bedarf zur Verfügung haben.

Fazit

Eignungskriterien stellen eine entscheidende erste Auswahl bei Ausschreibungen dar. Stellen Sie sicher, dass Ihre Referenzen und Nachweise in Ordnung sind, kennen Sie die Möglichkeiten des Verweises auf Dritte und der Bietergemeinschaften und scheuen Sie sich nicht, über die Fragenliste unverhältnismäßige Anforderungen zur Diskussion zu stellen.