Ausschreibung auf Englisch: Terminologie und NL-EN Glossar

Eine Ausschreibung heißt auf Englisch tender oder call for tenders; das breitere Fachgebiet wird public procurement genannt. Wer international arbeitet, englischsprachige Ausschreibungsunterlagen liest oder einen Auftrag in einem anderen EU-Mitgliedstaat in Erwägung zieht, benötigt eine zuverlässige Übersetzung der Kernbegriffe. Diese Seite bietet ein kompaktes NL-EN Glossar von Ausschreibungsterminen auf Englisch, erklärt die Bezeichnungen der Verfahren und behandelt, wann Sie bei einer niederländischen Ausschreibung auf Englisch ein Angebot abgeben dürfen.

Ausschreibung auf Englisch: tender, public procurement oder call for tenders

Im Englischen existieren mehrere Begriffe, die im Niederländischen alle unter "aanbesteding" fallen. Der Unterschied liegt im Abstraktionsniveau.

• Public procurement: das gesamte System des öffentlichen Beschaffungswesens, vergleichbar mit "aanbesteden" als Fachgebiet. Dies ist der Begriff, den die europäischen Richtlinien (2014/24/EU) und die englischsprachige TenderNed-Dokumentation verwenden.
• Tender: sowohl die konkrete Ausschreibung (der Auftrag am Markt) als auch das Angebot, das ein Unternehmen einreicht. Der Kontext bestimmt die Bedeutung; in Zweifelsfällen präzisieren Sie mit tender procedure oder bid.
• Call for tenders: die formale Einladung zur Abgabe eines Angebots, vergleichbar mit der "Bekanntmachung eines Auftrags". Im EU-Kontext heißt die veröffentlichte Bekanntmachung contract notice.
• Procurement procedure oder tender procedure: das Verfahren selbst, also der strukturierte Weg von der Veröffentlichung bis zur Zuschlagserteilung.

Für die meisten praktischen Situationen ist tender das natürliche Wort: "to submit a tender" bedeutet ein Angebot einreichen, "to win a tender" bedeutet den Zuschlag zu erhalten.

NL-EN Glossar der Kernbegriffe

Die untenstehenden englischen Ausschreibungstermine folgen der Terminologie der EU-Richtlinien und des offiziellen EU-Vokabulars. Nutzen Sie diese Liste als Nachschlagewerk beim Lesen englischsprachiger Dokumente oder beim Erstellen eines internationalen Angebots.

Die englischen Begriffe folgen dem offiziellen EU-Vokabular aus der Richtlinie 2014/24/EU und der TED-Dokumentation (Tenders Electronic Daily); die niederländischen Begriffe schließen an das Aanbestedingswet 2012 an.

Achten Sie bei zwei Begriffen auf einen häufigen Fehler. Die Abkürzung UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) heißt auf Englisch nicht "UEA", sondern ESPD (European Single Procurement Document). Und "tender" bedeutet je nach Kontext sowohl die Ausschreibung als auch das Angebot; lesen Sie also immer, ob von einer contracting authority oder einem tenderer die Rede ist.

Verfahrensbezeichnungen auf Englisch

Die niederländischen Verfahrensbezeichnungen haben feste englische Äquivalente in den EU-Richtlinien. Die untenstehende Tabelle verknüpft die bekanntesten Verfahren.

Verfahrensbezeichnungen folgen der Terminologie der EU-Ausschreibungsrichtlinien 2014/24/EU; "onderhandse aanbesteding" hat kein exaktes EU-Äquivalent, da dies ein nationales Verfahren unterhalb der Schwellenwerte ist.

In der Praxis kommt auf dem niederländischen Ausschreibungsmarkt die openbare procedure weitaus am häufigsten vor, gefolgt von der niet-openbare procedure. Diese beiden Standardverfahren bilden auch bei grenzüberschreitenden, europäischen Aufträgen die am häufigsten genutzten Wege, und genau dort begegnen Ihnen englischsprachige Unterlagen am häufigsten.

Sprachanforderungen bei niederländischen Ausschreibungen und wann Englisch zulässig ist

Die Verhandlungssprache einer niederländischen Ausschreibung ist grundsätzlich Niederländisch. Die ausschreibende Behörde legt die Sprache in der Ausschreibungsleitung fest, und in den meisten Fällen muss das Angebot auf Niederländisch eingereicht werden. Ausländische Unternehmen, die eine Teilnahme in Erwägung ziehen, müssen dies immer vorab prüfen.

Dennoch ist Englisch in einigen Situationen zulässig oder sogar üblich.

• Wenn die Ausschreibungsleitung es zulässt: Die ausschreibende Behörde kann explizit bestimmen, dass (Teile der) Ausschreibung auf Englisch eingereicht werden dürfen, zum Beispiel bei internationalen oder technisch hochmodernen Aufträgen.
• Technische Anlagen und Zertifikate: Produktdokumentationen, Normblätter und internationale Zertifikate werden oft auf Englisch akzeptiert, auch wenn der Haupttext auf Niederländisch sein muss.
• Nachweise aus dem Ausland: Erklärungen, Auszüge und Referenzen aus einem anderen Land dürfen in der Regel in der Originalsprache eingereicht werden, manchmal mit einer (beglaubigten) Übersetzung.
• Europäische Ausschreibungen: Die Bekanntmachung wird auf TED (Tenders Electronic Daily) in allen EU-Sprachen zugänglich gemacht, aber das Angebot selbst folgt der Sprache, die die ausschreibende Behörde vorschreibt.

Lesen Sie in der Ausschreibungsleitung immer die Bestimmung über die Verhandlungssprache und über die Sprache der Nachweise, bevor Sie mit der Angebotsabgabe beginnen. Ein Angebot in der falschen Sprache kann zurückgewiesen werden.

Berücksichtigen Sie, dass das Vorschreiben von ausschließlich Niederländisch verhältnismäßig sein muss. Der Gids Proportionaliteit und die Grundsätze des Aanbestedingswet 2012 verlangen von den ausschreibenden Behörden, unnötige Hürden für ausländische Parteien zu vermeiden, insbesondere bei europäischen Aufträgen oberhalb des Schwellenwerts.

Praktische Tipps

Für Bieter

• Erstellen Sie einen eigenen Übersetzungsschlüssel der Kernbegriffe Ihres Fachbereichs, einschließlich CPV-Codes, damit Sie englischsprachige und niederländische Unterlagen konsistent lesen können.
• Prüfen Sie pro Ausschreibung die Verhandlungssprache und die Sprache der Nachweise, bevor Sie Zeit in das Angebot investieren.
• Fragen Sie im Zweifelsfall über die Nota van inlichtingen (clarifications) nach, ob eine englischsprachige Anlage zulässig ist; dies verhindert eine Ablehnung aufgrund von Formfehlern.
• Verwenden Sie die offizielle ESPD-Terminologie anstelle von wörtlichen Übersetzungen von "UEA"; Gutachter erkennen die Standardbegriffe schneller.

Für ausschreibende Behörden

• Geben Sie in der Ausschreibungsleitung unmissverständlich an, welche Sprache für das Angebot und welche Sprache für die Anlagen gilt.
• Erlauben Sie englischsprachige technische Dokumentationen, sofern dies angemessen ist, um den Markt nicht unnötig einzuschränken.
• Prüfen Sie eine Sprachanforderung auf Verhältnismäßigkeit, insbesondere bei europäischen Aufträgen, bei denen grenzüberschreitende Angebote zu erwarten sind.

Fazit

Eine Ausschreibung heißt auf Englisch tender oder call for tenders, und das Fachgebiet public procurement. Wer die Kernbegriffe kennt (Zuschlag ist award, Angebot ist tender oder bid, Los ist lot, Rahmenvereinbarung ist framework agreement und das UEA ist das ESPD) liest englischsprachige und niederländische Unterlagen ohne Missverständnisse. Die Verhandlungssprache ist in den Niederlanden grundsätzlich Niederländisch, aber Englisch ist oft für Anlagen zulässig oder wenn die Ausschreibungsleitung es bestimmt; prüfen Sie dies immer vorab. TenderView.ai hilft Ihnen, relevante Ausschreibungen zu finden und ermöglicht es Ihnen, gezielte Fragen zu Ausschreibungsunterlagen zu stellen, auch wenn diese teilweise englischsprachig sind.