Zuschlag erteiltDienstleistungenEuropaweitOffenes Verfahren
Aktenmanagementsysteem
gemeente Doetinchem · Offenes Verfahren · 1 Lose · 412166
6
6 von 6 Kernaspekte gefunden
Misst Vorhandensein, nicht Richtigkeit · Dokumente bleiben maßgeblich
LeistungsumfangEmpfehlungHinweiseEignungsanforderungenZuschlagskriterienZeitplan
Art
Dienstleistungen
72000000 · IT-Dienstleistungen: B
Geschätzter Wert
€ 1,00M
geschätzt
Bis Frist
Laufend
Knock-outs
2
Ausschlussgründe
Zuschlag nach
Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis
2 Kriterien
Manuell prüfenKonfidenz hoch
Ausschreibung zur Lieferung und Implementierung eines Aktenmanagementsystems für die Gemeinde Doetinchem mit einer Laufzeit von maximal zwölf Jahren. Die Zuschlagserteilung erfolgt auf Basis des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses innerhalb eines Höchstbetrags von einer Million Euro.
Dienstleistungen · Offenes Verfahren · Europäisches Verfahren
Europäisch2 AusschlussgründeVollständiger Zeitplan
MerkmaleCPV 72DienstleistungenEU-AusschreibungAktenmanagementsystemaktenbasiertes Arbeiten
01Was wird gefordert
Lieferung und Implementierung einer Lösung für aktenbasiertes Arbeiten, einschließlich Funktionalitäten für Dokumenten- und Recordsmanagement und administrative Entscheidungsfindung. Der Auftrag hat eine Laufzeit von maximal zwölf Jahren mit einem Höchstbetrag von 1.000.000 € exkl. MwSt. für die gesamte Laufzeit einschließlich Verlängerungen.
Ziel der Ausschreibung ist die Beauftragung eines geeigneten Lieferanten für die technische Implementierung und die Bereitstellung einer Lösung für das aktenbasierte Arbeiten (zaakgericht werken).nWir wünschen eine nahtlos integrierte Lösung, die Funktionalitäten für unter anderem aktenbasiertes Arbeiten, Dokumenten- und Recordsmanagement sowie administrative Entscheidungsfindung umfasst. Die angebotene Lösung muss sofort lieferbar sein und sich nahtlos in unsere Anwendungslandschaft integrieren lassen, wie z. B. bestehende Webformulare und Scananlagen, Basisregister und einige Fachanwendung
1Aktenmanagementsystem—
02Ergebnis
Vergeben
Visma Circle B.V.
Bieter
4
03Strategische Einschätzung
Strategische Einsicht · KI-Analyse
Stellen Sie sicher, dass die technische Implementierung rechtzeitig vor dem Inkrafttreten am 1. September 2026 bereit ist. Berücksichtigen Sie den kostenlosen Zugang für verbundene Parteien innerhalb des festgelegten Höchstbetrags. Sorgen Sie für einen vollständigen Satz an Zertifizierungen (ISO/IEC) und Nachweisen, um einen Ausschluss zu vermeiden. Bereiten Sie sich auf eine Demonstration und eine anschließende Proof of Concept von vier Wochen vor.
04Hinweise
Wichtig · 8
Höchstbetrag von 1.000.000 € exkl. MwSt. für die gesamte Laufzeit einschließlich Verlängerungen und verbundener Parteien.Wichtig
Die technische Auslieferung muss vor dem Inkrafttreten der Vereinbarung bereit sein.Wichtig
Verbundene Parteien müssen die angebotene Lösung kostenlos nutzen können.Wichtig
Das Einreichen von Varianten oder Alternativen ist nicht zulässig.Wichtig
Angebote, die den Höchstbetrag überschreiten, werden zurückgewiesen.Wichtig
Das Angebot muss unbedingt sein; Vorbehalte führen zum Ausschluss.Wichtig
Das Nichtausfüllen von Teilen der Preisschablone führt zur Ungültigkeit.Wichtig
Das Angebot muss unterzeichnet sein von einer Person, die laut Handelsregisterauszug dazu berechtigt ist.Wichtig
05Kann ich teilnehmen?
Technisch · 5
NEN-EN-ISO/IEC 27001:2023 ZertifikatTechnisch
NEN-ISO/IEC 20000 ZertifikatTechnisch
NEN-EN-ISO/IEC 27017:2021 ZertifikatTechnisch
NEN-EN-ISO/IEC 27018:2020 ZertifikatTechnisch
ISAE 3402 Typ 2 ErklärungTechnisch
Berufliche Befähigung · 1
Eintragung im HandelsregisterBerufliche Befähigung
Ausschlussgrund · 2
Verhaltensbescheinigung für das Beschaffungswesen (Gedragsverklaring Aanbesteden)Ausschlussgrund
Bescheinigung des FinanzamtesAusschlussgrund
06Ausschlussgründe
Ausschlussgründe (2)
- Verhaltensbescheinigung für das Beschaffungswesen (Gedragsverklaring Aanbesteden)
- Bescheinigung des Finanzamtes
07Zuschlagskriterien
G2 QUALITÄTGewichtung k.A.
Bewertung der qualitativen Zuschlagskriterien nach der in Kapitel 6 beschriebenen Methode, wobei einzeln pro Wunschpunkt Bewertungen vergeben werden.
G1 PREISGewichtung k.A.
Bewertung des angebotenen Preises.
08Ablauf & Zeitplan
Veröffentlichung TenderNed
2026-02-13
Einreichen von Fragen – erste Fragenrunde
2026-02-23T12:00:00
Veröffentlichung erster Bekanntmachung von Informationen
2026-02-27
Einreichen von Fragen – zweite Fragenrunde
2026-03-09T12:00:00
Veröffentlichung zweiter Bekanntmachung von Informationen
2026-03-13
Einreichen des Angebots / Einsendeschluss
2026-03-27T12:00:00
Öffnung der Angebote
2026-03-27
Demonstration durch Bieter
2026-04-08
Demonstration durch Bieter
2026-04-09
Vorläufige Zuschlagsentscheidung
2026-04-17
Proof of Concept
2026-04-20
Proof of Concept
2026-05-17
Definitieve gunning/ondertekening overeenkomst
2026-06-01
Ingangsdatum overeenkomst
2026-09-01
09Wert im Kontext
1.000.000 €
10Bieter in diesem Segment
#Wahrscheinlicher BieterEignungZuschläge
1Afas Software B.V.SME10084×
2Centric Netherlands B.V.SME10072×
3PinkRoccade Local Government B.V.SME10066×
4Visma Raet B.V.SME10031×
5Visma Roxit B.V.SME10029×
6Visma Circle B.V.SME10033×
11Vergabeunterlagen
TN566614 - EF16 Aankondiging van een opdracht - algemene richtlijn, standaardregeling 20260213105558pdf15. Feb. 2026 · 144 KB
Bijlage 6 Prijssjabloonxlsx13. Feb. 2026 · 23 KB
Offerteaanvraag Zaaksysteempdf13. Feb. 2026 · 466 KB
Bijlage 4 Verwerkersovereenkomstpdf13. Feb. 2026 · 258 KB
uea_566614_20260203145815pdf13. Feb. 2026 · 330 KB
Bijlage 7 Bestuurlijk besluitvormingsprocespdf13. Feb. 2026 · 861 KB
Bijlage 3 Conceptovereenkomstpdf13. Feb. 2026 · 148 KB
Bijlage 2 Programma van Eisen en Wensenpdf13. Feb. 2026 · 316 KB
Bijlage 5 Demonstratiescript en interviewpdf13. Feb. 2026 · 200 KB
TN566614 - EF04 Vooraankondiging die alleen ter informatie wordt gebruikt - algemene richtlijn 20260123144534pdf25. Jan. 2026 · 137 KB
12Rechtliche Themen, die hier relevant sein können
Advies 53> Europese openbare procedure voor een overheidsopdracht tot het verrichten van diensten bestaande uit (dagelijks en periodiek) scAdvies 59> Meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure met betrekking tot een opdracht voor de levering van postdiensten en bezorging. InAdvies 63> Meervoudig onderhandse aanbesteding voor het reinigen van wegen, straten en pleinen. Kan bij gunning op laagste prijs de indieniAdvies 475> Beklaagde, een samenwerkingsverband van gemeenten [A], [B], [C] en [D], heeft op 29 maart 2018 een Europese openbare aanbestedinAdvies 243> Meervoudig onderhandse procedure. Dat de aanbestedende dienst met een SaaS (Software as a Service) oplossing besparingen zou kun
13Häufig gestellte Fragen
Was sind die wichtigsten funktionalen Anforderungen an die angebotene Lösung?
Die Lösung muss Funktionalitäten für aktenbasiertes Arbeiten, Dokumenten- und Recordsmanagement sowie administrative Entscheidungsfindung bereitstellen. Darüber hinaus muss die Lösung nahtlos mit bestehenden Webformularen, der Scananlage, Basisregistern und Fachanwendungen integrierbar sein.
Welche Auswahlkriterien muss der Lieferant erfüllen?
Der Lieferant muss ein Best-of-Breed, sofort lieferbares Aktenmanagementsystem anbieten. Zudem ist Erfahrung in der Bereitstellung integrierter Aktenmanagementsysteme in einem kommunalen Umfeld mit mindestens 2 erfolgreichen Projekten erforderlich.
Welche Anforderungen werden an die technische Implementierung und Integration gestellt?
Die Lösung muss sofort lieferbar sein und sich nahtlos in das bestehende Anwendungslandschaft integrieren lassen, einschließlich Web- und Scan-to-Anwendungen. Es muss eine klare Methodik für Datenschutz, Architektur und Support gemäß dem Entwurf des Vertrages vorgelegt werden.
Wie muss die Einhaltung von Datenschutz und Datenverarbeitung nachgewiesen werden?
Bieter müssen die Anforderungen zur DSGVO-Konformität und zur Verarbeitung unter der Auftragsverarbeitungsvereinbarung erfüllen. Zudem muss die Funktionsweise des Systems mittels des Demonstrationsskripts nachgewiesen werden.
Automatisch aus den offiziellen Ausschreibungsdaten und Dokumenten zusammengestellt.
14Geschätzter Wert im Marktvergleich
p25
€ 327K
€ 327K
Median
€ 800K
€ 800K
p75
€ 2,5 mln
€ 2,5 mln
€ 1,0 mln
Gegunde waarden in CPV 72 · diensten n=1436