Aktenverwaltungssystem
Die Werkorganisatie Druten Wijchen sucht ein neues All-in-One-Aktenverwaltungssystem, um die Informationsverwaltung zu verbessern und das zaakgerichtete Arbeiten zu fördern. Der Auftrag umfasst den Ersatz des aktuellen Systems, umfassende Anbindungen an Fachanwendungen und die Migration eines großen historischen Aktenbestands.
Dienstleistungen · Offenes Verfahren · Europäisches Verfahren
01Was wird gefordert
Lieferung eines All-in-One-Aktenverwaltungssystems, das das aktuelle System ersetzt und als zentrales Archiv für Fachanwendungen wie OpenWave, Suite4SD und i-Burgerzaken dient. Der Auftrag umfasst die technische Implementierung, Einrichtung und die Migration von circa 350.000 Akten, Projekten, Objekten und Subventionen.
Die WDW sucht einen Anbieter, der ein Aktenverwaltungssystem liefern kann.
02Strategische Einschätzung
<ul Konzentrieren Sie das Angebot stark auf Benutzerfreundlichkeit und prozessorientiertes Arbeiten, da dies in der qualitativen Bewertung schwer gewichtet wird (W3, W5, W7). Demonstrieren Sie eine konkrete Roadmap für Common Ground und die Anbindung an MijnOmgeving (W4, W8). Sorgen Sie für einen wasserdichten Plan für die Datenmigration der komplexen Join-Struktur in das neue System.
03Hinweise
04Ausschlussgründe
- Es wurden keine spezifischen Ausschlussgründe extrahiert. Bei einer europaweiten Ausschreibung gelten fast immer die zwingenden und fakultativen Gründe nach Art. 2.86/2.87 des niederländischen Vergabegesetzes — prüfen Sie die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE).
05Zuschlagskriterien
Unterstützung bei der Einrichtung eines Woo-Portals, Durchsuchbarkeit/Auffindbarkeit von Dokumenten und der Anbindung an e-Data zur Anonymisierung und Veröffentlichung.
Unterstützung bei der Einhaltung des Gesetzes zur Modernisierung des elektronischen Behördenverkehrs (Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer).
Fokus auf intuitive Benutzeroberfläche, visuelle Hierarchie, effiziente Workflows, Anpassbarkeit der Benutzeroberfläche und die Möglichkeit, Arbeitsanweisungen pro Aktenart zu hinterlegen.
Anbindung an die Common Ground-Prinzipien, Nutzung von ZGW-APIs, Haal Centraal, MijnServices (MijnOmgeving), KlantContact Systeem (KISS) und Umgang mit Datensouveränität.
Benutzerfreundlichkeit beim Arbeiten aus der Akte heraus, Drag & Drop, Übernahme von Metadaten, Integration mit Office 365, Teams, Outlook, Zivver, Templafy, Validsign, OpenFormulieren und e-Data sowie Reporting-Funktionalitäten.
Möglichkeiten zur Initiierung und Registrierung von Akten aus verschiedenen Quellen (E-Mail, Webformulare, DMS) und automatische Bestimmung der Bearbeitungsgruppe.
Informationsbereitstellung in einer Übersicht, Rückrufbitte, Registrierung von Kontaktmomenten, Ergebnissicherung, Einsicht in Akten, Kalendereinsicht, zentrale Informationen und Weiterentwicklung (u. a. KI).
Funktionalitäten für Einwohner/Unternehmer: Antragsverwaltung, Benachrichtigungen, Statusinformationen, Ergänzung von Dokumentationen, Nachrichtenverkehr, persönliche Daten und Anbindung an MijnOmgeving (Akten, Aufgaben, Benachrichtigungen).
Beziehung zu i-Navigator, Konfiguration des Zero Code Tool (ZTC), Integration von Webformularen/Vorlagen und Auswirkungen von Änderungen auf laufende/abgeschlossene Akten.
06Ablauf & Zeitplan
07Wert im Kontext
Der öffentliche Auftraggeber hat keinen geschätzten Wert veröffentlicht — bei einem großen Teil der Aufträge üblich. Der EU-Schwellenwert für diensten beträgt € 221.000, zur Orientierung.
08Wahrscheinliche Wettbewerber
09Vergabeunterlagen
10Rechtliche Themen, die hier relevant sein können
11Häufig gestellte Fragen
Welchen spezifischen Qualitätsnormen muss die erbrachte IT-Leistung entsprechen?
Welche vertraglichen Bedingungen gelten für die Durchführung dieses Auftrags?
Was sind die wichtigsten Auswahlkriterien für den Anbieter?
Welche Erfahrung wird vom vorgesehenen Lieferanten erwartet?
Automatisch aus den offiziellen Ausschreibungsdaten und Dokumenten zusammengestellt.
12Geschätzter Wert im Marktvergleich
€ 327K
€ 800K
€ 2,5 mln
Gegunde waarden in CPV 72 · diensten n=1436