GeplandLeveringenMarktconsultatie
Vergaderruimte reserveersysteem
Gemeente Leiden · Marktconsultatie · 1 percelen · 418562
4
4 van 6 kerninzichten gevonden
Meet aanwezigheid, niet juistheid · documenten blijven leidend
ScopeAdviesAandachtspuntenGeschiktheidseisenGunningscriteriaPlanning
Type
Leveringen
48000000 · Software en informatie
Geraamde waarde
Niet gepubliceerd
Tot deadline
Doorlopend
Knock-outs
n.b.
uitsluitingsgronden
Gunning op
Beste prijs-kwaliteit
Beoordeel handmatigvertrouwen gemiddeld
Dit is een marktconsultatie van de Gemeente Leiden voor de verwerving en implementatie van een vergaderruimte- en werkplekreserveringssysteem met displaykoppelingen en facilitaire functies.
Leveringen · Marktconsultatie · Nationale procedure
Volledige planning
KenmerkenCPV 48Leveringenvergaderruimtereserveringsoftwarebeveiliging
01Wat wordt gevraagd
De opdracht betreft de verwerving, implementatie en beheercontinuïteit van een vergaderruimtereserveringssysteem, inclusief opties voor werkplekreservering, displaykoppelingen en facilitaire boekingsfunctionaliteiten.
De Gemeente Leiden bereidt een aanbesteding voor ten behoeve van de verwerving, implementatie en beheercontinuïteit van een vergaderruimtereserveringssysteem, inclusief opties voor werkplekreservering, displaykoppelingen en aanvullende facilitaire boekingsfunctionaliteiten. Middels deze marktconsultatie wensen wij: • Inzicht te verkrijgen in de technische en functionele mogelijkheden binnen de markt. • Toetsing van de haalbaarheid, innovatiepotentie en marktvolwassenheid van de gewenste functionaliteiten. • Input van marktpartijen te ontvangen m.b.t. integraties, architectuurprincipes, securit
1Vergaderruimte reserveersysteem—
02Strategisch inzicht
Strategisch inzicht · AI-analyse
Focus op volledige integratie met Microsoft Exchange Online en de wens voor een uniforme interface binnen Outlook. Zorg dat de oplossing niet alleen vergaderruimtes, maar ook werkplekreservering en facilitaire zaken (catering/materialen) dekt. Benadruk de technische architectuur met betrekking tot open API's, security-by-design en EU-hosting.
03Aandachtspunten
Belangrijk · 7
Integratie met Exchange Online voor real-time bi-directionele synchronisatie.Belangrijk
Displays moeten real-time beschikbaarheid tonen en on-the-spot reserveringen mogelijk maken.Belangrijk
Facilitaire boekingen zoals catering en materialen moeten geïntegreerd zijn in de user journey.Belangrijk
Hosting bij voorkeur in de EU en conform ISO 27001 en/of BIO.Belangrijk
Security & privacy-by-design is een vereiste.Belangrijk
SSO via Azure AD/ Entra ID is gewenst.Belangrijk
SaaS-first en API-first architectuurprincipes worden gevraagd.Belangrijk
04Proces & planning
Publicatiedatum
02-04-2026
Uiterste datum stellen vragen
14-04-2026
Beantwoording vragen
16-04-2026
Demo dagen
28 april ’26
05Waarde in context
Raming niet gepubliceerd
De aanbestedende dienst publiceerde geen geraamde waarde — gangbaar bij een groot deel van de opdrachten. De Europese drempel voor leveringen is € 221.000, ter referentie.
06Waarschijnlijke concurrenten
#Waarschijnlijke inschrijverPasvormWins
1Visma Circle B.V.SME10023×
2Bechtle direct B.V.SME10033×
3PinkRoccade Local Government B.V.SME9938×
4Afas Software B.V.SME9781×
5Visma Roxit B.V.SME9716×
6Unit4 Business Software Netherlands B.V.SME9720×
07Aanbestedingsdocumenten
NVI 1 vergaderruimtexlsx16 apr 2026 · 20 KB
TN580671 - EFE1 Vrijwillige aankondiging van voorafgaande marktconsultatie 20260402125903pdf2 apr 2026 · 175 KB
Marktconsultatie Vergaderruimtereservering-systeempdf2 apr 2026 · 212 KB
08Juridische thema's die hier kunnen spelen
Advies 48> Europese niet-openbare procedure voor werktuigkundige en elektrotechnische installaties van de nieuwbouw van een multifunctionelAdvies 98> Europese openbare aanbestedingsprocedure voor een raamovereenkomst met één ondernemer voor het vervangen van armaturen (straatveAdvies 59> Meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure met betrekking tot een opdracht voor de levering van postdiensten en bezorging. InAdvies 53> Europese openbare procedure voor een overheidsopdracht tot het verrichten van diensten bestaande uit (dagelijks en periodiek) scAdvies 63> Meervoudig onderhandse aanbesteding voor het reinigen van wegen, straten en pleinen. Kan bij gunning op laagste prijs de indieni
09Veelgestelde vragen
Wat is de status van deze aanbesteding?
Deze opdracht is aangekondigd maar nog niet open voor inschrijving. gepubliceerd door Gemeente Leiden over "Vergaderruimte reserveersysteem".
Om wat voor type opdracht gaat het?
Dit is een leveringenopdracht (goederen, materialen of producten).
Welke aanbestedingsprocedure wordt gevolgd?
De aanbestedende dienst gebruikt een marktconsultatie — een verkennende fase waarbij de aanbestedende dienst de markt raadpleegt voorafgaand aan een eventuele aanbesteding.
Welke CPV-code valt onder deze aanbesteding?
De hoofd CPV-code is 48000000, omschreven als "Software en informatiesystemen". CPV (Common Procurement Vocabulary) is de Europese standaard voor het classificeren van overheidsopdrachten.
Bestaat deze opdracht uit meerdere percelen?
Ja, de opdracht is verdeeld in 1 perceel. Inschrijvers kunnen mogelijk per perceel of voor het geheel inschrijven; raadpleeg de aanbestedingsstukken voor de exacte voorwaarden.
Waar vind ik de officiële aanbestedingsstukken?
De volledige aanbestedingsstukken (bestek, programma van eisen, nota van inlichtingen) zijn te raadplegen via het officiële e-aanbestedingsplatform dat door de aanbestedende dienst wordt gebruikt voor deze procedure.
Wat is het doel van deze marktconsultatie?
Het doel is inzicht te verkrijgen in technische en functionele mogelijkheden, de haalbaarheid en innovatiepotentie te toetsen, en input te ontvangen over integraties, architectuurprincipes, security-by-design en best practices voor implementatie.
Welke functionaliteiten worden onderzocht voor het nieuwe systeem?
Er wordt gekeken naar een systeem voor vergaderruimte- en werkplekreservering, inclusief displaykoppelingen en aanvullende facilitaire boekingsfunctionaliteiten zoals catering. Het systeem moet real-time beschikbaarheid tonen op displays.
Zijn er specifieke technische voorkeuren voor de oplossing?
Er is een voorkeur voor systemen die Outlook/Exchange Online volledig ondersteunen. Daarnaast krijgen leveranciers die GoBright of vergelijkbare oplossingen bieden bijzondere aandacht.
Voor welke partijen is deze consultatie relevant?
De consultatie is gericht op softwareleveranciers van vergaderruimte- en werkplekreserveringssystemen, system integrators en partijen die gespecialiseerd zijn in room displays en koppelingen met Microsoft Exchange Online.
Worden er financiële gegevens gevraagd tijdens de consultatie?
Nee, financiële informatie wordt bewust niet uitgevraagd tijdens deze marktconsultatie. Deelname is kosteloos en er wordt geen vergoeding verstrekt.
Automatisch samengesteld op basis van de officiële aanbestedingsgegevens en documenten.
10Geraamde waarde t.o.v. de markt
p25
€ 350K
€ 350K
mediaan
€ 737K
€ 737K
p75
€ 1,9 mln
€ 1,9 mln
deze opdracht
Gegunde waarden in CPV 48 · leveringen n=653