OpenLeveringenEuropeesOpenbaarGroen
Europese aanbesteding voor het huren en onderhouden van printers, MFP's en repromachines en de levering van printmanagementsoftware
Sovon · Openbaar · 1 percelen · 414740
4
4 van 6 kerninzichten gevonden
Meet aanwezigheid, niet juistheid · documenten blijven leidend
ScopeAdviesAandachtspuntenGeschiktheidseisenGunningscriteriaPlanning
Type
Leveringen
30121300 · Reproductiemachines
Geraamde waarde
Niet gepubliceerd
Tot deadline
-57d
20 apr 2026 · 12:00
Knock-outs
n.b.
uitsluitingsgronden
Gunning op
Beste prijs-kwaliteit
Beoordeel handmatigvertrouwen gemiddeld
De opdracht betreft de huur, het onderhoud en de levering van nieuwe printers, MFP's en repromachines inclusief SAAS-beheersoftware voor Sovon en Jan Arentsz. Er gelden zeer strikte eisen aan de afdrukkwaliteit, de beschikbaarheid van apparatuur en de snelheid van service en levering van verbruiksartikelen.
Leveringen · Openbaar · Europese procedure
Groen weegt meeEuropeesVolledige planning
KenmerkenCPV 30LeveringenEU-aanbestedingGroen / MVI
01Wat wordt gevraagd
Huren en onderhouden van fabrieksnieuwe printers, MFP's en repromachines, inclusief de levering van web-based fleetmanagement software (SAAS) en de bijbehorende printmanagementsoftware voor de verschillende locaties van de opdrachtgever.
De doelstelling van deze aanbesteding is de behoefte aan printen, kopiëren en scannen via de printers, MFP’s en repromachines van de Aanbestedende dienst optimaal in te vullen ter ondersteuning van het geven van excellent onderwijs. De Aanbestedende dienst wenst dit doel te realiseren door middel van een Europese aanbesteding volgens een openbare procedure. Deze aanbesteding zal moeten leiden tot een zoveel mogelijk uniforme dienstverlening, prijsstelling, expiratiedatum en voorwaarden voor de Aanbestedende dienst. SOVON en Jan Arentsz zetten gezamenlijk deze overheidsopdracht in de markt. D
1Europese aanbesteding voor het huren en onderhouden van printers, MFP's en repromachines en de levering van printmanagementsoftware—
02Strategisch inzicht
Strategisch inzicht · AI-analyse
Zorg voor een afdrukkwaliteit die niet alleen op een geoptimaliseerd showroommodel, maar ook in de praktijk en gedurende het eerste jaar consistent blijft. Stel de fleetmanagement software nauwkeurig af op de technische infrastructuur (Azure, Windows, Mac, Chromebook) om naadloze integratie te garanderen. Houd rekening met de strikte beschikbaarheids- en hersteltijden, aangezien stilstand door tekort aan supplies direct als een storing wordt geteld.
03Aandachtspunten
Belangrijk · 8
Afdrukkwaliteit: De kwaliteit moet tijdens de acceptatietest, implementatie en het eerste contractjaar constant en acceptabel zijn conform de ingediende inschrijving.Belangrijk
Beschikbaarheid: Er geldt een gegarandeerde beschikbaarheid van 98% voor MFP's en 95% voor repromachines.Belangrijk
Hersteltijd: Alle machines moeten binnen 8 werkuren na melding door de servicedesk hersteld zijn.Belangrijk
Software: De beheersapplicatie moet een SAAS oplossing zijn, web-based en proactieve supplies-vervangingsmeldingen ondersteunen.Belangrijk
Security: Harde schijven moeten altijd via encryptie beschermd zijn en data moet via (https) beveiligde verbindingen worden getransporteerd.Belangrijk
Acceptatietest: Bij een onaanvaardbare negatieve verandering in werkprocessen tijdens de acceptatietest kan de oplossing worden afgewezen.Belangrijk
Levertijd verbruiksmaterialen: Bestelde verbruiksmaterialen moeten binnen twee werkdagen afgeleverd worden.Belangrijk
Verzuim: Indien herstel van afdrukkwaliteit langer dan 2 maanden duurt, kan de opdrachtgever de raamovereenkomsten buitengerechtelijk ontbinden.Belangrijk
04Uitsluitingsgronden
Uitsluitingsgronden — raadpleeg het UEA
- Geen specifieke uitsluitingsgronden geëxtraheerd. Bij een Europese aanbesteding gelden vrijwel altijd de verplichte en facultatieve gronden uit art. 2.86/2.87 Aw — controleer het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
05Proces & planning
Initiële volledige levering
maximaal 40 werkdagen na besteldatum
Bijplaatsing van machines en software
binnen 15 werkdagen na het eerste verzoek
Retournering van machines
binnen 10 werkdagen na eerste verzoek
06Waarde in context
Raming niet gepubliceerd
De aanbestedende dienst publiceerde geen geraamde waarde — gangbaar bij een groot deel van de opdrachten. De Europese drempel voor leveringen is € 221.000, ter referentie.
07Waarschijnlijke concurrenten
#Waarschijnlijke inschrijverPasvormWins
1Canon Nederland N.V.SME100102×
2ARP Nederland B.V.SME100118×
3Konica Minolta Business Solutions Nederland B.V.SME10041×
4Lyreco Nederland BVSME9956×
5Bechtle direct B.V.SME9886×
6Odin Onderwijs B.V. h.o.d.n. CloudwiseSME96165×
08Aanbestedingsdocumenten
Bijlage 10 Bestelformulier - SOV26MFPREPxlsx7 mrt 2026 · 304 KB
Bijlage 5 Begrippenlijst - SOV26MFPREPpdf7 mrt 2026 · 147 KB
Testdocument 2 - SOV26MFPREPpdf7 mrt 2026 · 579 KB
Formulier A Uniform Europees Aanbestedingsdocument SOV26MFPREPpdf7 mrt 2026 · 513 KB
Bijlage 12b Beoordelingsformulier interface - SOV26MFPREPxlsx7 mrt 2026 · 631 KB
Bijlage 7 Waardes per gunningscriterium - SOV26MFPREPxlsx7 mrt 2026 · 367 KB
Aanbestedingsdocument - SOV26MFPREPpdf7 mrt 2026 · 515 KB
Bijlage 6 Kwaliteit - SOV26MFPREPpdf7 mrt 2026 · 210 KB
Bijlage 12c Beoordelingsformulier open vraag SOV26MFPREPxlsx7 mrt 2026 · 625 KB
Bijlage 8 Checklist - SOV26MFPREPdocx7 mrt 2026 · 292 KB
Testdocument 1 - SOV26MFPREPpdf7 mrt 2026 · 74 KB
Formulier B Referenties - SOV26MFPREPdocx7 mrt 2026 · 298 KB
09Juridische thema's die hier kunnen spelen
Advies 59> Meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure met betrekking tot een opdracht voor de levering van postdiensten en bezorging. InAdvies 43> Europese openbare aanbestedingsprocedure voor de levering van multifunctionals/printers en repro-werk en de daaraan gerelateerdeAdvies 48> Europese niet-openbare procedure voor werktuigkundige en elektrotechnische installaties van de nieuwbouw van een multifunctionelAdvies 53> Europese openbare procedure voor een overheidsopdracht tot het verrichten van diensten bestaande uit (dagelijks en periodiek) scAdvies 243> Meervoudig onderhandse procedure. Dat de aanbestedende dienst met een SaaS (Software as a Service) oplossing besparingen zou kun
10Veelgestelde vragen
Wat is de status van deze aanbesteding?
De inschrijftermijn is gesloten en de inschrijvingen worden beoordeeld. gepubliceerd door Sovon over "Europese aanbesteding voor het huren en onderhouden van printers, MFP's en repromachines en de levering van printmanagementsoftware".
Om wat voor type opdracht gaat het?
Dit is een leveringenopdracht (goederen, materialen of producten).
Welke aanbestedingsprocedure wordt gevolgd?
De aanbestedende dienst gebruikt een openbare procedure — iedere geïnteresseerde partij mag een inschrijving indienen.
Wanneer is de inschrijfdeadline?
De uiterste datum voor het indienen van een inschrijving is 20 april 2026.
Welke CPV-code valt onder deze aanbesteding?
De hoofd CPV-code is 30121300, omschreven als "Reproductiemachines". CPV (Common Procurement Vocabulary) is de Europese standaard voor het classificeren van overheidsopdrachten.
Is dit een Europese aanbesteding?
Ja, deze opdracht overschrijdt de Europese drempelwaarde en valt daarmee onder de Europese aanbestedingsregels (Aanbestedingswet 2012).
Bevat deze aanbesteding duurzaamheidscriteria?
Ja, de aanbestedende dienst hanteert duurzaamheids- of MVI-criteria (Maatschappelijk Verantwoord Inkopen) bij deze opdracht.
Bestaat deze opdracht uit meerdere percelen?
Ja, de opdracht is verdeeld in 1 perceel. Inschrijvers kunnen mogelijk per perceel of voor het geheel inschrijven; raadpleeg de aanbestedingsstukken voor de exacte voorwaarden.
Waar vind ik de officiële aanbestedingsstukken?
De volledige aanbestedingsstukken (bestek, programma van eisen, nota van inlichtingen) zijn te raadplegen via het officiële e-aanbestedingsplatform dat door de aanbestedende dienst wordt gebruikt voor deze procedure.
Aan welke geschiktheidscriteria moet een inschrijver voldoen?
Inschrijvers moeten aantoonbare ervaring hebben in het leveren, onderhouden en het aanbieden van printmanagementsoftware voor vergelijkbare organisaties.
Welke verplichte documentatie is vereist met betrekking tot gegevensbescherming?
Inschrijvers zijn verplicht de ondertekening van een Verwerkersovereenkomst (Bijlage 11) te aanvaarden.
Wat zijn de eisen voor de aangeboden software voor fleetmanagement?
De opdrachtnemer dient een web-based SAAS-oplossing te leveren die via een browser werkbaar is en waarmee de gehele printerfleet beheerd kan worden.
Welke instructies en trainingen moeten worden geleverd voor de gebruikers?
Er moet Nederlandstalige instructie worden gegeven, inclusief een 'train-de-trainer' opleiding van maximaal 2 dagdelen (4 uur per dagdeel) en softwaretraining voor minimaal 4 personen op locatie.
Automatisch samengesteld op basis van de officiële aanbestedingsgegevens en documenten.
11Geraamde waarde t.o.v. de markt
p25
€ 84K
€ 84K
mediaan
€ 330K
€ 330K
p75
€ 1,0 mln
€ 1,0 mln
deze opdracht
Gegunde waarden in CPV 30 · leveringen n=1263