GegundDienstenEuropeesOpenbaar
Europees openbare aanbesteding Zaaksysteem
Gemeente Coevorden · Openbaar · 1 percelen · 372651
5
5 van 6 kerninzichten gevonden
Meet aanwezigheid, niet juistheid · documenten blijven leidend
ScopeAdviesAandachtspuntenGeschiktheidseisenGunningscriteriaPlanning
Type
Diensten
72000000
Geraamde waarde
€ 400K
geraamd
Tot deadline
Doorlopend
Knock-outs
0
uitsluitingsgronden
Gunning op
Beste prijs-kwaliteit
Beoordeel handmatigvertrouwen hoog
Deze aanbesteding betreft de levering van een zaaksysteem bestaande uit softwareaanschaf en dienstverlening voor de gemeente Coevorden.
Diensten · Openbaar · Europese procedure
EuropeesVolledige planning
KenmerkenCPV 72DienstenEU-aanbesteding
01Wat wordt gevraagd
De opdracht betreft de aanschaf van software en bijbehorende dienstverlening voor een zaaksysteem.
Het huidige zaaksysteem van de gemeente Coevorden (Medewerkerportaal, Atos esuite) is zogeheten ‘end-of-life’, wat betekent dat de ondersteuning (doorontwikkeling en onderhoud) op het gebruik van de software zal stoppen. In 2024 is er uitvoerig onderzoek gedaan naar de meest passende route voor de gemeente Coevorden om niet alleen het zaaksysteem te vervangen, maar ook uitvoering te geven aan de ambities van het programma samen slimmer werken van en met Coevorden. Het doel van deze aanbesteding is het contracteren van één marktpartij die het zaaksysteem beschikbaar stelt, implementeert en onde
1Europees openbare aanbesteding Zaaksysteem€ 400.000
02Uitkomst
Gegund
xxllnc Productiviteit B.V.
Inschrijvers
3
03Strategisch inzicht
Strategisch inzicht · AI-analyse
Zorg voor een volledige dekking van de demonstratiescript onderwerpen om aan de eisen te voldoen. Houd rekening met de SROI-verplichting over de volledige opdrachtwaarde. Let scherp op de GIBIT-bepalingen in de overeenkomst, aangezien de gemeente weinig afwijkingen accepteert.
04Aandachtspunten
Belangrijk · 10
Digitale handtekeningen moeten voldoen aan de eIDAS-verordening.Belangrijk
De maximale omvang voor een wens is 4 pagina's A4 (exclusief screenshots).Belangrijk
Het implementatieplan mag maximaal 10 pagina's beslaan (exclusief screenshots).Belangrijk
Bij de demonstratie moet de algehele verhaallijn uit het script worden gevolgd.Belangrijk
De verwerkersovereenkomst wordt na gunning op maat gemaakt.Belangrijk
De SaaS-escrowregeling heeft een termijn van 12 maanden.Belangrijk
De vereiste beschikbaarheid is 99,5%.Belangrijk
De performance-eis voor de oplossing is maximaal 3 seconden.Belangrijk
Er is een malusregeling van kracht bij structurele overschrijding van de normen (tweemaal in 12 maanden).Belangrijk
De opdrachtnemer is hoofdverantwoordelijk voor de implementatie en de realistische planning.Belangrijk
05Kan ik meedoen?
Overig — Toepassing van een SROI-percentage van 2% over de gehele opdrachtwaarde, inclusief aanschaf, onderhoud en dienstverlening.
06Uitsluitingsgronden
Uitsluitingsgronden — raadpleeg het UEA
- Geen specifieke uitsluitingsgronden geëxtraheerd. Bij een Europese aanbesteding gelden vrijwel altijd de verplichte en facultatieve gronden uit art. 2.86/2.87 Aw — controleer het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
07Proces & planning
Indienen vragen tweede vragenronde 2
2025-05-02
Nota van Inlichtingen 2/ beantwoorden vragen
2025-05-12
Indienen Inschrijvingen/sluitingsdatum
2[telefoonnummer verwijderd] uur
Opening Inschrijvingen
2[telefoonnummer verwijderd] uur
08Waarde in context
€ 400.000
09Inschrijvers in dit segment
#Waarschijnlijke inschrijverPasvormWins
1Centric Netherlands B.V.SME9956×
2PinkRoccade Local Government B.V.SME9834×
3PQR B.V.SME9826×
4Visma Roxit B.V.SME9816×
5Afas Software B.V.SME9732×
6Protinus IT B.V.SME9732×
10Aanbestedingsdocumenten
TN516747 - EF29 Aankondiging gegunde opdracht - algemene richtlijn, standaardregeling 20251110102042pdf11 nov 2025 · 14 KB
Bijlage E - Concept overeenkomst 3.0pdf9 mei 2025 · 213 KB
Bijlage P - Koppelingen 2.0docx9 mei 2025 · 61 KB
Nota van Inlichtingen IIxlsx9 mei 2025 · 22 KB
Bijlage P - Koppelingen 2.0pdf18 apr 2025 · 102 KB
Aanbestedingsleidraad Zaaksysteem 2.0pdf18 apr 2025 · 459 KB
Bijlage B - Referentieformulier 2.0docx18 apr 2025 · 144 KB
Nota van Inlichtingen I Zaaksysteem 18042025pdf18 apr 2025 · 393 KB
Bijlage H - Programma van Eisen en Wensen 2.0pdf18 apr 2025 · 276 KB
TN516747 - EF16 Aankondiging van een opdracht - algemene richtlijn, standaardregeling 20250418102441pdf18 apr 2025 · 14 KB
TN516747 - EF16 Aankondiging van een opdracht - algemene richtlijn, standaardregeling 20250328085919pdf30 mrt 2025 · 14 KB
Bijlage F - Concept wachtkamerovereenkomstpdf30 mrt 2025 · 243 KB
11Juridische thema's die hier kunnen spelen
Advies 53> Europese openbare procedure voor een overheidsopdracht tot het verrichten van diensten bestaande uit (dagelijks en periodiek) scAdvies 243> Meervoudig onderhandse procedure. Dat de aanbestedende dienst met een SaaS (Software as a Service) oplossing besparingen zou kunAdvies 475> Beklaagde, een samenwerkingsverband van gemeenten [A], [B], [C] en [D], heeft op 29 maart 2018 een Europese openbare aanbestedinAdvies 59> Meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure met betrekking tot een opdracht voor de levering van postdiensten en bezorging. InAdvies 48> Europese niet-openbare procedure voor werktuigkundige en elektrotechnische installaties van de nieuwbouw van een multifunctionel
12Veelgestelde vragen
Wat is de status van deze aanbesteding?
Deze opdracht is gegund. gepubliceerd door Gemeente Coevorden over "Europees openbare aanbesteding Zaaksysteem".
Om wat voor type opdracht gaat het?
Dit is een dienstenopdracht (advies, onderhoud, beheer of vergelijkbare dienstverlening).
Welke aanbestedingsprocedure wordt gevolgd?
De aanbestedende dienst gebruikt een openbare procedure — iedere geïnteresseerde partij mag een inschrijving indienen.
Wat is de geschatte waarde van deze opdracht?
De geraamde waarde van deze opdracht bedraagt € 400.000. Dit is een indicatie door de aanbestedende dienst; de uiteindelijke gunningswaarde kan afwijken.
Welke CPV-code valt onder deze aanbesteding?
De hoofd CPV-code is 72000000. CPV (Common Procurement Vocabulary) is de Europese standaard voor het classificeren van overheidsopdrachten.
Is dit een Europese aanbesteding?
Ja, deze opdracht overschrijdt de Europese drempelwaarde en valt daarmee onder de Europese aanbestedingsregels (Aanbestedingswet 2012).
Bestaat deze opdracht uit meerdere percelen?
Ja, de opdracht is verdeeld in 1 perceel. Inschrijvers kunnen mogelijk per perceel of voor het geheel inschrijven; raadpleeg de aanbestedingsstukken voor de exacte voorwaarden.
Aan wie is deze opdracht gegund?
De opdracht is gegund aan xxllnc Productiviteit B.V..
Waar vind ik de officiële aanbestedingsstukken?
De volledige aanbestedingsstukken (bestek, programma van eisen, nota van inlichtingen) zijn te raadplegen via het officiële e-aanbestedingsplatform dat door de aanbestedende dienst wordt gebruikt voor deze procedure.
Wat is de looptijd van de overeenkomst voor het nieuwe zaaksysteem?
De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 4 jaar, met de mogelijkheid om deze viermaal met telkens één jaar te verlengen.
Hoe wordt de SROI-verplichting toegepast op deze opdracht?
Het SROI-percentage is van toepassing op de gehele opdrachtwaarde, inclusief de aanschaf van de software, het onderhoud en de bijbehorende dienstverlening.
Is het mogelijk om documenten digitaal te ondertekenen?
Ja, digitale handtekeningen zijn toegestaan voor het ondertekenen van overeenkomsten en verklaringen, mits de handtekening voldoet aan de regels uit de eIDAS-verordening.
Wat is de bedoeling met de partij die als tweede eindigt in de procedure?
Met de partij die als tweede eindigt, zal een wachtkamerovereenkomst worden gesloten.
Automatisch samengesteld op basis van de officiële aanbestedingsgegevens en documenten.
13Geraamde waarde t.o.v. de markt
p25
€ 327K
€ 327K
mediaan
€ 800K
€ 800K
p75
€ 2,5 mln
€ 2,5 mln
€ 400K
Gegunde waarden in CPV 72 · diensten n=1436