GegundDienstenOpenbaarGroen
Digitaliseren Archief Gemeente Hilversum
Gemeente Hilversum · Openbaar · 1 percelen · 411607
6
6 van 6 kerninzichten gevonden
Meet aanwezigheid, niet juistheid · documenten blijven leidend
ScopeAdviesAandachtspuntenGeschiktheidseisenGunningscriteriaPlanning
Type
Diensten
79995100 · Archiveringsdiensten
Geraamde waarde
Niet gepubliceerd
Tot deadline
Doorlopend
Knock-outs
1
uitsluitingsgronden
Gunning op
Beste prijs-kwaliteit
1 criteria
Beoordeel handmatigvertrouwen hoog
De gemeente Hilversum zoekt een opdrachtnemer voor het digitaliseren van haar archieven gedurende een periode van twee jaar. De opdracht wordt gegund op basis van de laagste prijs.
Diensten · Openbaar · Nationale procedure
Groen weegt mee1 uitsluitingsgrondenVolledige planning
KenmerkenCPV 79DienstenGroen / MVIdigitaliseren archiefarchiefstukkendigitaliseren
01Wat wordt gevraagd
Digitaliseren van de analoge archieven van de gemeente Hilversum om deze toegankelijk te maken voor een breed publiek. De opdracht heeft een looptijd van 2 jaar met een geschat budget van maximaal € 50.000 ex. BTW per jaar.
De gemeente Hilversum wil graag zoveel mogelijk van haar analoge archieven digitaliseren om deze toegankelijk te maken voor een breed publiek. Dit onder de randvoorwaarden van digitale duurzaamheid met de daaraan gekoppelde kwaliteitseisen.
1Digitaliseren Archief Gemeente Hilversum—
02Uitkomst
Gegund
OASIS Data & Document Management Netherlands B.V.
Inschrijvers
8
03Strategisch inzicht
Strategisch inzicht · AI-analyse
Focus primair op een zeer scherpe prijsstelling, aangezien de gunning uitsluitend op basis van de laagste prijs geschiedt en er geen kwalitatieve criteria zijn. Zorg voor een waterdichte onderbouwing van de referenties voor de drie kerncompetenties om uitsluiting te voorkomen. Verifieer of de ISO-certificeringen en de verzekeringsdekking exact voldoen aan de gestelde minimumeisen.
04Aandachtspunten
Belangrijk · 6
De gunning vindt plaats op basis van de laagste prijs.Belangrijk
Inschrijvingen onder voorwaarden zijn ongeldig.Belangrijk
Er worden geen prijsonderhandelingen gevoerd.Belangrijk
De inschrijver heeft een inspanningsverplichting voor Social Return ter waarde van 5% van de Opdrachtsom.Belangrijk
Het invulformulier tarieven moet zowel als PDF (ondertekend) als in Excel worden ingediend.Belangrijk
Referenties mogen niet afkomstig zijn van de eigen organisatie, holding of moedermaatschappij.Belangrijk
05Kan ik meedoen?
Financieel · 1
Inschrijver dient marktconform en adequaat verzekerd te zijn tegen wettelijke aansprakelijkheid met een minimale dekking van € 1.2500.00 per gebeurtenis en een maximum van 2.5000.00 per jaar.Financieel
Technisch · 4
Inschrijver moet over voldoende deskundigheid en ervaring beschikken met de kerncompetenties: Inscannen (diverse bronnen, kwetsbaar materiaal)Tijdelijk opslaan (conform Archiefregeling)Transporteren (conform Archiefwet- en regelgeving)Technisch
Per kerncompetentie drie referenties indienen van opdrachten die in de afgelopen drie jaar zijn uitgevoerd.Technisch
In het bezit van een kwaliteitssysteemcertificaat op basis van de norm ISO 9001.Technisch
In het bezit van een informatiebeveiliging certificaat op basis van de norm ISO 27001.Technisch
Uitsluitingsgrond · 1
Geen deelname aan criminele organisatie, omkoping, fraude, witwassen, terrorisme of kinderarbeid.Uitsluitingsgrond
06Uitsluitingsgronden
Uitsluitingsgronden (1)
- Geen deelname aan criminele organisatie, omkoping, fraude, witwassen, terrorisme of kinderarbeid.
07Gunningscriteria
GC- P-1weging n.b.
De inschrijfsom exclusief btw, is zo laag mogelijk. Het tarief dient integraal (“all-in”) te zijn en te zijn gebaseerd op alle in deze Aanbestedingsleidraad gestelde Eisen.
08Proces & planning
Versturen uitnodiging indienen Inschrijving
10 februari 2026
Sluitingsdatum stellen van vragen eerste nota van inlichtingen
19 februari 2026 10:00
Versturen 1e Nota van Inlichtingen
26 februari 2026
Sluitingsdatum stellen van vragen tweede nota van inlichtingen
5 maart 2026 10:00
Versturen 2e Nota van Inlichtingen
12 maart 2026
Sluitingsdatum indienen Inschrijving
24 maart 2026, uiterlijk 12:00
Voorlopige gunning
26 maart 2026
Definitieve gunning
6 april 2026
Start overeenkomst
7 april 2026
09Waarde in context
Raming niet gepubliceerd
De aanbestedende dienst publiceerde geen geraamde waarde — gangbaar bij een groot deel van de opdrachten. De Europese drempel voor diensten is € 221.000, ter referentie.
10Inschrijvers in dit segment
#Waarschijnlijke inschrijverPasvormWins
1Maandag Interim Professionals B.V.SME99387×
2BDO Audit & Assurance B.V.SME9657×
3Eiffel B.V.SME9453×
4Deloitte Consulting BVSME9334×
5Antea Nederland BVSME9236×
6Arcadis Nederland B.V.SME9232×
11Aanbestedingsdocumenten
Bijlage C Programma van eisen digitaliseren archievenpdf11 feb 2026 · 111 KB
Bijlage 5 Invulformulier verklaring onderaanneming digitaliseren archievendocx10 feb 2026 · 41 KB
Bijlage 6 Invulformulier holdingverklaring digitaliseren archievendocx10 feb 2026 · 41 KB
uea_570546_20260205164438pdf10 feb 2026 · 302 KB
Bijlage 4 Invulformulier referenties - digitaliseren archievendocx10 feb 2026 · 39 KB
Bijlage H Klachtenregeling gemeente Hilversum digitaliseren archievenpdf10 feb 2026 · 186 KB
Bijlage B Concept overeenkomst digitaliseren archievenpdf10 feb 2026 · 245 KB
Bijlage D Algemene inkoopvoorwaarden Gemeente Hilversum 2026pdf10 feb 2026 · 339 KB
TN570546 - EFE3 Vrijwillige aankondiging van een opdracht 20260210120031pdf10 feb 2026 · 139 KB
Bijlage F Standaard verwerkersovereenkomst bij opdrachtbriefpdf10 feb 2026 · 317 KB
Bijlage E Social Return - digitaliseren archievenpdf10 feb 2026 · 198 KB
Bijlage 2 Conformiteitenlijst en inschrijfformulier Digitaliseren archievendocx10 feb 2026 · 59 KB
12Juridische thema's die hier kunnen spelen
Advies 53> Europese openbare procedure voor een overheidsopdracht tot het verrichten van diensten bestaande uit (dagelijks en periodiek) scAdvies 63> Meervoudig onderhandse aanbesteding voor het reinigen van wegen, straten en pleinen. Kan bij gunning op laagste prijs de indieniAdvies 59> Meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure met betrekking tot een opdracht voor de levering van postdiensten en bezorging. InAdvies 48> Europese niet-openbare procedure voor werktuigkundige en elektrotechnische installaties van de nieuwbouw van een multifunctionelAdvies 198> Dienstonderdeel van een Ministerie maakt afspraak met dienstonderdeel van een ander Ministerie voor het laten digitaliseren van
13Veelgestelde vragen
Wat is de status van deze aanbesteding?
Deze opdracht is gegund. gepubliceerd door Gemeente Hilversum over "Digitaliseren Archief Gemeente Hilversum".
Om wat voor type opdracht gaat het?
Dit is een dienstenopdracht (advies, onderhoud, beheer of vergelijkbare dienstverlening).
Welke aanbestedingsprocedure wordt gevolgd?
De aanbestedende dienst gebruikt een openbare procedure — iedere geïnteresseerde partij mag een inschrijving indienen.
Welke CPV-code valt onder deze aanbesteding?
De hoofd CPV-code is 79995100, omschreven als "Archiveringsdiensten". CPV (Common Procurement Vocabulary) is de Europese standaard voor het classificeren van overheidsopdrachten.
Bevat deze aanbesteding duurzaamheidscriteria?
Ja, de aanbestedende dienst hanteert duurzaamheids- of MVI-criteria (Maatschappelijk Verantwoord Inkopen) bij deze opdracht.
Bestaat deze opdracht uit meerdere percelen?
Ja, de opdracht is verdeeld in 1 perceel. Inschrijvers kunnen mogelijk per perceel of voor het geheel inschrijven; raadpleeg de aanbestedingsstukken voor de exacte voorwaarden.
Aan wie is deze opdracht gegund?
De opdracht is gegund aan OASIS Data & Document Management Netherlands B.V..
Waar vind ik de officiële aanbestedingsstukken?
De volledige aanbestedingsstukken (bestek, programma van eisen, nota van inlichtingen) zijn te raadplegen via het officiële e-aanbestedingsplatform dat door de aanbestedende dienst wordt gebruikt voor deze procedure.
Wat is het doel van deze opdracht?
De gemeente Hilversum wil de analoge archieven digitaliseren om deze toegankelijk te maken voor een breed publiek, onder de randvoorwaarden van digitale duurzaamheid en bijbehorende kwaliteitseisen.
Aan welke selectie-eisen moeten inschrijvers voldoen?
Inschrijvers dienen te voldoen aan de Algemene inkoopvoorwaarden (Bijlage D) en het Programma van eisen (Bijlage C). Daarnaast moeten relevante certificaties en onderaannemingsovereenkomsten worden aangeleverd conform Bijlage 5 en 6.
Welke geschiktheidscriteria worden gehanteerd?
Als basiscriterium geldt een minimale omzet van € 500.000 per jaar, tenzij anders vermeld in de programmeer-eisen.
Welke criteria zijn van belang voor de uitvoering van de opdracht?
De opdracht bevat specifieke duurzaamheidscriteria en strenge kwaliteitseisen met betrekking tot digitale duurzaamheid.
Automatisch samengesteld op basis van de officiële aanbestedingsgegevens en documenten.
14Geraamde waarde t.o.v. de markt
p25
€ 200K
€ 200K
mediaan
€ 640K
€ 640K
p75
€ 3,0 mln
€ 3,0 mln
deze opdracht
Gegunde waarden in CPV 79 · diensten n=4949